Wie wähle ich das beste Bestellsystem aus?

Ein Bestellsystem ist die Abfolge von Schritten, die eine Person durchführen muss, um den Erwerb von Waren und Dienstleistungen für die Nutzung des Unternehmens zu beantragen.Diese Systeme bieten einen Audit -Trail für die Verfolgung der Bewegung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens.In der Geschäftsumgebung für die Systeme existieren mehrere Systeme.Die meisten von ihnen konzentrieren sich auf das Buchhaltungs- und interne Dokumentsystem eines Unternehmens.Für die Auswahl des besten Bestellsystems müssen eine Reihe von Faktoren in Bezug auf die Geschäftssysteme eines Unternehmens berücksichtigt werden.

Geschäftsinhaber und Manager sollten entscheiden, ob sie ein manuelles oder automatisiertes Bestellsystem verwenden möchten.Manuelle Systeme umfassen üblicherweise die Verwendung eines Papiernotizbuchs, das nacheinander nummerierte Bestellungen enthält.Ein Mitarbeiter füllt das Formular aus, das in der Regel Anbieter, Preis, Menge, Beschreibung und Rechnungslegungscode erfordert, bevor er zur Genehmigung eingereicht wird.Diese Dokumente enthalten normalerweise eine in Akte gehaltene Kohlenstoffkopie.Ein automatisiertes System funktioniert ähnlich, außer dass die Mitarbeiter die Geschäfts- oder Buchhaltungssoftware des Unternehmens verwenden und ein elektronisches Bestelldokument ausfüllen.

Die Anzahl der Bestellungen, die ein Unternehmen über seine normalen Vorgänge generieren wird, spielt bei der Auswahl einer Bestellung eine große Rolle.System.Die Verwendung eines manuellen Systems kann mühsam werden und zu einem verlorenen Dokument führen, wodurch die Mitarbeiter die Bestellung neu erstellen.Darüber hinaus müssen Unternehmen diese Dokumente in der Regel für mehrere Jahre aufbewahren, abhängig von den geltenden Bundes- oder Landesgesetzen.Ein automatisiertes Bestellsystem kann einige dieser Probleme lindern, obwohl das Lernen und die Verwendung der computergestützten Version möglicherweise mehr Schulungen benötigen.

Weitere Faktoren bei der Auswahl eines Bestellsystems sind die Anzahl der Mitarbeiter, die Bestellungen und den Standort des Unternehmens verwendenEinkaufsbüro.Wenn mehrere Mitarbeiter zugreifen und Bestellungen erstellen können, müssen Unternehmen mehr Papierdokumente oder mehr Benutzernamen zur Verfügung haben, um auf das Bestellmodul zuzugreifen.Große Organisationen haben häufig eine Einkaufsabteilung oder einen Beschaffungsmanager, um die Bestellung bei der Aufgabe von Bestellungen zu bearbeiten.Wenn mehrere Personen Bestellungen eingeben, können Sie einen Überlauf von Informationen in der Einkaufsabteilung erstellen.Unternehmen müssen möglicherweise den Zugang im Bestellsystem einschränken, um dieses Problem zu vermeiden.

Unternehmen müssen auch prüfen, wie Bestellaufträge in die Buchhaltungsabteilung fließen.Einzelpersonen in der Buchhaltungsabteilung müssen in der Lage sein, leicht auf das System zuzugreifen, um Bestellungen vor der Zahlung von Rechnungen zu überprüfen.Die Prüfer benötigen auch Zugriff, um festzustellen, wie die Information über das Unternehmen fließt.Die Unfähigkeit, die Bestellung in jedem Schritt im System zu verfolgen, kann zu Änderungen des Dokuments führen, die einen wesentlichen Teil des Cash -Management -Prozesses des Unternehmens beeinträchtigen.