Hvordan vælger jeg en personlig assistent?

At føje enhver medarbejder til et team kan være angstfremkaldende, men når man skal vælge en personlig assistent, involveres endnu mere pleje. En personlig assistent repræsenterer en arbejdsgiver. Typisk vil en assistent tage opkald, planlægge aftaler og ofte fungere som en forbindelse mellem arbejdsgiver og klient. Som det første kontaktpunkt skal en assistent projicere en venlig, professionel opførsel og have en god fornemmelse af de værdier og mission, som virksomheden ønsker at projicere.

For at vælge en personlig assistent skal man først udvikle en jobbeskrivelse med specifikke opgaver. Liste over alt, hvad den personlige assistent er ansvarlig for, og noter software og programmer, der kræves for at udføre opgaverne. Ranger opgaverne efter rækkefølge af betydning. Hvis assistenten vil bruge 60% af dagen på at opdatere webindhold, er det nødvendigt at vælge en assistent med en høj grad af internetkendskab. Alle medarbejdere kan trænes, men det er bedst, hvis en personlig assistents styrker er direkte på linje med hovedparten af ​​opgaverne. Lejlighedsvis pligter kan læres på jobbet uden at megen tid bliver stjålet til træning.

Den næste liste skal identificere virksomhedens arbejdsmoral. Hvad er vigtigst? At være i tide? Bidrager kreative ideer til teamet? Færdiggør arbejdet rettidigt? Vælg en personlig assistent, der allerede udviser de kvaliteter og holdninger, som virksomheden værdsætter. Forbered sondespørgsmål på forhånd for at udforske kandidatens arbejdsmetoder og præferencer.

Mange arbejdsgivere er fristede til at vælge en personlig assistent med lignende baggrund og dygtighed, fordi de føler sig godt tilpas med fortrolighed. Dette er en fejltagelse. Ideen med en personlig assistent er at have nogen omkring, der vil hente sladdet og bidrage til holdet. I stedet for at ansætte nogen med det samme dygtighedssæt, så spørg om andre ekspertiseområder. Liste over aktuelle svagheder nederst i interviewspørgsmålene, og sørg for at undersøge baggrunden også på disse områder.

For at vælge en personlig assistent, der kan håndtere de krævede tekniske opgaver, bør man drage fordel af gratis online-vurderinger. En persons niveau "ekspert" i et softwareprogram kan være en andens idé om "novice". Glem ikke kommunikationsområder. Vil den personlige assistent kommunikere med klienter via e-mail eller andre metoder til skriftlig korrespondance? Få en skriftlig prøve. Software, kontormaskiner og standardkontorprocedurer kan trænes, men det kan være vanskeligt at forbedre skrivefærdighederne for dem, der ikke har det naturligt godt med skriftlig kommunikation. Stavefejl, skrivefejl og dårlig grammatik er en stor turn-off for en klient.

Så vurder behov og brug lidt tid på at oprette jobbeskrivelsen. Bestem, hvilke kriterier der skal være, skal du indsnævre kandidaterne og anmode om testning. Stol på dine instinkter. Hvis kandidatlisten er blevet indsnævret ordentligt, vil topvalgene sandsynligvis have alle de vigtigste kvaliteter. På dette tidspunkt skal valget træffes ved at vælge den kandidat, som du har den bedste rapport med.