Hvordan vælger jeg den bedste forretningsprocessoftware?

Forretningsprocessesoftware gør det muligt for virksomheden lettere at engagere brugere i styringen af ​​kritiske forretningsprocesser og muliggør optimering af forretningsprocesser. Når du vælger en softwarepakke til forretningsprocesser, er det vigtigt at vælge et produkt, der kan forbedre redesignet til forretningsprocesserne, mens de nuværende processer strømline. For at træffe valget korrekt skal du først overveje de processer, der er vigtige for virksomheden. Overvej derefter produkter, der bruger det mest brugervenlige design, idet du tænker på den hold atmosfære, der findes i de fleste moderne virksomheder. Endelig er det kritisk at involvere informationsteknologiafdelingen (IT) for at vælge et produkt, der fungerer problemfrit med den eksisterende arkitektur, men som er skalerbar.

Det første trin i valg af forretningsprocessoftware skal være det nemmeste, men det modsatte er ofte sandt. Virksomheder opretter normalt beslutningshold, der bruger medarbejdere fra alle afdelinger i virksomheden, og disse ansatte skal forstå de processer, der er vigtige for virksomheden. Virkeligheden er, at individer fra forskellige afdelinger ofte har modstridende syn på, hvad der er og ikke er en vigtig proces, så det er ofte klogt at medtage en ekstern konsulent, der er fortrolig med forretningsprocessesoftware for at hjælpe med at strømline denne del af beslutningsprocessen. Selvom en ekstern konsulent tilføjer omkostninger, vil han eller hun også tilbyde et objektivt syn på virksomheden og kan foreslå emner, som teamet kan overse. Dette kan spare penge på lang sigt ved at forhindre behovet for opgraderinger til systemet, hvilket kan være dyrere efter køb af forretningsprocessens softwarepakke.

Når teamet har sin liste over processer, skal det danne en liste over værktøjer, der passer til brugernes og IT-afdelingens krav i en forretningsproces-softwarepakke. Dette bør omfatte sociale komponenter til teamsamarbejde, herunder instant messaging, wikier og blogs. Forretningsprocessestyringsteams har brug for tilpassede rum, hvor de skal samarbejde, og bør være i stand til at tilføje nye teamdeltagere med ringe eller intet behov for at konsultere IT-afdelingen. Derudover skal forretningsprocesser være lette at dokumentere ved hjælp af billed-, dokument- og posteradministration samt websporing og forretningsprocesovervågning.

Når teamet har afsluttet sin liste over processer og værktøjer, udarbejder IT-afdelingen sin liste over krav til forretningsprocessoftware. IT-afdelingen skal være i stand til hurtigt at tilføje og udføre nye moduler, når det er nødvendigt, samt overvåge og ændre eksisterende forretningsprocesser. Efterhånden som nye forretningsprocesser udvikles, skal IT-afdelingen være i stand til at implementere dem hurtigt med lidt til ingen nedetid. Forretningsproceserveren skal integreres godt med de eksisterende netværks- og applikationsplatforme. Endelig skal IT-afdelingen se efter pålidelighed og skalerbarhed med reduceret netværksbrug.

Hvis beslutningen træffes korrekt, vil den forretningsprocessoftware, du vælger, være en sammensætning af alle missionskritiske elementer og så mange "ønsker" som muligt. For at sikre denne blanding er det vigtigt at involvere alle afdelinger, især IT-afdelingen, og respektere alle afdelingers behov. En ekstern konsulent kan gøre dette lettere og holde alle ærlige. Det valgte produkt skal være et brugervenligt produkt, der gør virksomheden mere effektiv og derved mere rentabel.