Hvordan vælger jeg den bedste sagsstyringssoftware?

For at vælge den bedste sagsstyringssoftware skal en virksomheds beslutningstagere først vurdere deres nuværende behov. Der skal overvejes, hvilke arbejdsopgaver der skal udføres med sagsstyringssoftwaren. Det er vigtigt at udføre en gap-analyse mellem de faktiske behov og virksomhedens nuværende systems funktioner. Rådgivning af medarbejdere, anmodning om budforslag fra potentielle leverandører og evaluering af prisstrukturer og indbyggede sikkerhedsforanstaltninger er også en del af processen.

Før et firma anmoder om budforslag fra potentielle leverandører af sagsbehandlingssoftware, skal det foretage en analyse af, hvad det ønsker, at softwaren skal udføre. Ved at interviewe og konsultere medarbejdere, der er direkte involveret i virksomhedens arbejdsgangsprocesser, kan virksomheden begynde at bestemme, hvad det nuværende system mangler. De, der har ansvaret for at vælge en sagssoftwarestyringspakke, skal også tage hensyn til alle positioner, der kan fjernes eller ændres som et resultat af det nye systems muligheder.

Forskellige sagsstyringssoftwarepakker kan ofte fjerne behovet for visse arbejdsgrupper og arbejdsgange. Målene med at vælge ethvert case management-program er at øge effektiviteten og opnå en vis grad af standardisering. For eksempel kan nogle af de automatiserede dataregistreringsfunktioner i en sagsstyringssoftwareapplikation eliminere behovet for lavt niveau administrativ support. Hvis positioner skal fjernes, eller ansvaret omdefineres som et resultat af implementeringen, er det vigtigt at tackle disse bekymringer med medarbejderne, inden du vælger et program.

Når et firma har en idé om, hvad det ønsker, at sagsstyringsprogrammet skal gennemføres, kan dets beslutningstagere begynde at anmode om bud fra potentielle leverandører. En del af denne proces involverer undersøgelse af forskellige leverandører og programmer. Meget af den indledende forskning kan udføres online, hvilket giver virksomheden en idé om tilgængelige muligheder og giver kontaktoplysninger til leverandørrepræsentanter, som kan give en mere dybdegående evaluering. Mange af disse applikationer kan tilpasses efter specifikke behov.

Da sagshåndteringssoftware indeholder en database med information relateret til juridiske og medicinske sagsmapper, er indbyggede sikkerhedsforanstaltninger ekstremt vigtige. Niveauet for krypteringsteknologi og autoriserede adgangsmetoder, som hver applikation bruger, vil være en ekstra overvejelse, når man vælger et passende program. Det er også vigtigt at overveje kompatibilitet med nuværende computerhardwaresystemer og andre enterprise-softwareprogrammer, der er i brug. Typiske læringskurver skal også tages i betragtning, når man vælger et case management-program, da medarbejderne skal tilpasses det nye system.