Hvordan vælger jeg den bedste samarbejdsplatform?
Når du leder efter den bedste samarbejdsplatform, skal du vurdere dine behov og dine forventninger til softwaren. De fleste samarbejdsplatforme tilbyder grundlæggende kommunikationsfunktioner, datalagring, fildeling, fejlfindingsværktøjer og konferencefaciliteter. Hastighed, brugervenlighed, ekstra funktioner og de involverede omkostninger bør også overvejes.
De tre grundlæggende og vigtigste funktioner i enhver samarbejdsplatform er centraliseret datalagring, kommunikationsværktøjer og fejlfindingsværktøjer. Centraliseret datalagring eliminerer behovet for hver samarbejdspartner til at gemme data på hans eller hendes computer og hjælper data med at forblive konsistente og ajourførte. Live fildeling er en anden nyttig funktion og gør det let for samarbejdspartnere at dele dokumenter eller regneark i gruppen.
Kommunikationsværktøjer kan omfatte funktioner som webkonferencer, gruppe- eller private møder, Voice over internetprotokol, e-mail eller instant messaging-systemer. Live streaming video er meget effektiv til konferencer eller onlinemøder, og nogle samarbejdsplatforme tilbyder funktionen et virtuelt tavle til demonstrationer. Det kan også være nødvendigt, at du udelukker en samarbejdspartner fra et møde, og nogle platforme giver dig mulighed for at gøre dette.
Fejlfindingsværktøjer er vigtige, når det gælder om at sikre, at alle samarbejdspartnere løser problemer hurtigt og nemt. Nogle platforme har en integreret hjælpesektion, som en hvilken som helst af gruppens samarbejdspartnere kan få adgang til. Denne funktion hjælper med at skære ned på brugen af professionelle eller eksterne tjenester og kan spare både tid og penge.
Samarbejdsplatforme kan antage forskellige former og kan være software installeret på en lokal maskine eller en installation, der kører fra en ekstern server. Nogle platforme er internetbaserede, og samarbejdspartnere kan få adgang til platformen med et brugernavn og en adgangskode. Den installation eller type platform, du vælger, kan påvirke hastigheden og platformens ydelse. Hastighed er en vigtig overvejelse, da forsinket eller langsom ydeevne kan skabe problemer under webkonferencer eller VOIP-brug.
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at få en professionel til at oprette eller oprette samarbejdsplatformen for dig. Hvis dette er tilfældet, er det klogt at se, om udbyderen også tilbyder træning til teammedlemmer, der bruger den samarbejdsplatform, da dette vil hjælpe teamet med at forstå, hvordan platformen fungerer og vil sikre optimal produktivitet fra starten. De fleste platforme er ret nemme at bruge, men funktionerne og funktionerne adskiller sig meget fra den ene platform til den næste, så det kan tage lidt tid for samarbejdspartnerne at forstå systemet fuldt ud.
En sidste overvejelse ville være, om du foretrækker at bruge open source-software eller proprietær software. Hvis du har et stramt budget, er open source-software den bedste mulighed, da disse pakker kan fås gratis. De fleste af disse pakker tilbyder de nødvendige grundlæggende funktioner, men hvis du har brug for yderligere funktioner, kan det være i din bedste interesse at vælge en betalt softwarepakke.