Hvordan vælger jeg den bedste dokumentarbejdssoftware?
Dokumentarbejdsgang beskriver den proces, hvorigennem et dokument passerer i en organisations regelmæssige operationer. F.eks. Kan et produktionsvirksomheds dokumentarbejdsgang begynde med en model designet af ingeniører, som derefter overføres til en professionel, der opretter en regning med materialer baseret på dette design. Når omkostninger og leverandører er bestemt af en professionel, kan han eller hun derefter overføre dette dokument til en manager eller professionel, der kan redigere og godkende ordren. Fagfolk, der bruger dokument workflow-software, er bekymrede for at skabe en klar og gennemsigtig proces, der kan automatiseres, og som kan hjælpe en organisation med at blive mere effektiv. For at vælge den bedste dokument workflow-software kan det være nyttigt at overveje behovene i din organisation, kvaliteten af softwaren og at bestemme, hvilke adgangsformer der bedst passer til dine behov.
Nogle grundlæggende slags dokumentarbejdssoftware giver brugerne adgang til skabelondokumenter og kan synkroniseres med e-postsystemer, på denne måde kan brugerne automatisk vedhæfte dokumenter til e-mail-meddelelser. Disse grundlæggende systemer giver også workflow-ledere mulighed for at oprette enkle systemer med et sæt trin, gennem hvilke et dokument skal passere. Disse systemer er ideelle til mindre virksomheder, der primært beskæftiger sig med intern dokumentarbejdsgang.
Mere kompleks dokument workflow-software gør det muligt for brugerne at oprette deres egne skabeloner og generere rapporter om effektiviteten af en workflow-proces. Disse systemer kan også give brugerne mulighed for at oprette klientgrænseflader. Disse interface kan få adgang til af klienter, der gerne vil placere ordrer eller applikationer. Denne type software er ofte foretrukket af fagfolk, hvis arbejdsgangssystemer strækker sig ud over det indre arbejde i en organisation.
Brugervenlighed, rapporteringsnøjagtighed og evnen til at køre uden fejl er faktorer, der kan påvirke kvaliteten. Nogle tip til at vælge dokument workflow-software til højeste kvalitet er at bede kolleger i en lignende branche om anbefalinger. Mange fagfolk finder ud af, at handelspublikationer er store ressourcer, der giver dybdegående undersøgelser og vurderinger af forskellige slags software.
Generelt er der to forskellige adgangstilstande for dokumentarbejdssoftware. På den ene side kan større virksomheder foretrække at købe software, der kan installeres på computere i et organisationsnetværk. I disse tilfælde ejer en organisation software og er ansvarlig for opdatering af funktioner og sikkerhed.
Mindre virksomheder kan drage fordel af software efter behov. Dette er software, som brugere kan få adgang til online. Software efter behov kræver normalt, at en organisation betaler brugsgebyrer. En fordel ved denne metode til adgang er, at brugere kan være afhængige af en softwarevært for at opgradere sikkerhed og funktioner, hvilket giver mulighed for mindre afhængighed af computerteknikere.