Hvordan vælger jeg det bedste lønsystem?
At vælge det rigtige lønsystem til din virksomhed er lidt mere kompliceret, end mange mennesker er klar over. Afhængigt af hvor din virksomhed er baseret, er der et behov for at overholde specifikke statslige forskrifter, der vedrører journalføring, samt styre beregningen af lønninger og tilbageholdelse af skatter på en måde, der er i overensstemmelse med disse regler. Der er også andre funktioner, som du måske kan hjælpe med dit lønsystem og det serviceniveau og support, det giver dine medarbejdere.
Størrelsen på din virksomhed er ofte en nøglefaktor, når det gælder valg af det bedste lønsystem. I dag er der open source-softwarepakker, der er designet specifikt til brug af mindre virksomheder, hvor nogle af disse pakker inkluderer grundlæggende lønnsoftware. Pakker som disse er ideelle til en person, der kun beskæftiger nogle få mennesker, og som har brug for grundlæggende hjælp til at beregne grundløn, overarbejde og holde med personlige, syge og feriedage med relativ lethed. De fleste af disse open source-pakker kan også interface med indtægtsbureauer på nationalt og statligt niveau, hvilket gør det nemt at følge med på eventuelle skatteændringer, der påvirker kildeskat eller beregningen af forretningsskatter.
I situationer, hvor et lønstyringssystem skal give mere end det grundlæggende, er det en god ide at afgøre, hvilke yderligere funktioner der ville være nyttige. For eksempel vil du måske have et lønsystem, der har kapacitet til at udskrive lønningskontrol, eller muligvis endda styre muligheden for direkte indbetaling, hvis du tilbyder denne service til dine ansatte. En anden fordel ved et mere avanceret system er muligheden for automatisk at udarbejde indtægtsformularer på månedlig basis, der kan udskrives og sendes til statslige og nationale indtægtsbureauer. Et lønsystem af denne type kan minimere antallet af timer, der kræves til at styre disse funktioner, hvilket gør det muligt at omdirigere disse ressourcer til andre aspekter af virksomheden.
Uanset om der ønskes et grundlæggende eller et mere omfattende lønsystem, er der et par kerneaspekter, der altid skal overvejes. Et af disse aspekter er sikkerhed. Systemet skal have protokoller, der gør det muligt at begrænse adgangen til lønningsdata. Nogle systemer tager den såkaldte cafeteria-tilgang, idet hver autoriseret bruger tildeles specifik adgangsrettigheder til bestemte oplysninger, der findes i lønningsdatabasen, men ikke til andre typer data, der findes i systemet. Sammen med den daglige sikkerhed har de bedste lønningssystemløsninger også tilgængelige datagendannelsesmuligheder, som kan komme godt med i tilfælde af en katastrofe eller korruption i hoveddatabasen.
De bedste valgmuligheder for lønningssystemer vil også være noget fleksible, idet det let kan administreres at tilføje medarbejdere eller omarrangere eksisterende medarbejdere til nye afdelingsgrupper. Hvis et givet system sandsynligvis vil vokse ud om et år eller to, er det sandsynligvis ikke værd at bruge din tid eller penge. Gå med noget, du kan bruge på lang sigt, selvom din virksomhed vokser med store spring.
Husk, at du altid kan vælge at outsource lønningslisten, hvilket fjerner behovet for at opretholde et lønsystem i huset. Hvis dette er en levedygtig mulighed, skal du sørge for, at tjenesten forbereder alle de nødvendige formularer, opdaterer rutinemæssigt sine formler for at afspejle den aktuelle beskatning og tilbageholdelseslovgivning og er i stand til at give dig adgang til dine lønregistre, når du har brug for dem. I dag er der mange partnere, der leverer denne type tjenester til priser, som selv mindre virksomheder vil finde attraktive.