Hvordan vælger jeg den bedste faktura, der kan udskrives?
Valg af den bedste udskrivbare faktura afhænger både af den fakturatype, som virksomheden har, og af de regnskabs- og faktureringsprogrammer, som virksomheden har på plads. Valget af en faktura varierer afhængigt af om fakturaen sendes til forbrugere, industrikøbere eller andre typer kunder. Valget afhænger også af den type produkt, der sælges, og af virksomhedens politik som helhed.
Der findes et antal forskellige indstillinger for en udskrivbar faktura. Regnskabsprogrammer og software, fra sofistikeret software, der er tilpasset din virksomhed til generisk forretningsregnskabs- og bogføringssoftware såsom Quicken, kan alle bruges til at generere udskrivbare fakturaer, som et firma sender til kunderne. En udskrivbar faktura kan også produceres i et Word- eller Tekst-dokument og en standardskabelon gemt og brugt af alle medlemmer af virksomheden. En virksomhed kan også designe sin egen faktura eller bogføringssoftwareprogram, som er et proprietært stykke software, der genererer virksomhedsspecifikke fakturaer, selvom dette ofte er den mest kostbare måde at fremstille udskrivbare fakturaer på.
Nøglen til at vælge den rigtige mulighed for udskrivbare fakturaer for et givet firma er at bestemme formålet med fakturaen, modtageren og de oplysninger, fakturaen skal indeholde. Hvis fakturaen er for en klient, skal fakturaen være professionel og indeholde firmalogoer og information. Detaljer om det køb, der skal foretages, skal medtages, samt oplysninger om acceptable betalingsmetoder. Fakturaen kan også være en mulighed for at markedsføre yderligere produkter eller tjenester, og særlige tilbud eller markedsføringsmateriale kan inkluderes på fakturaen. På den anden side, hvis fakturaen er en intern faktura fra en afdeling til en anden i virksomheden, skal fakturaen indeholde oplysninger såsom interne indkøbskoder, men kan ellers være mindre formelle end en faktura, der sendes til klienter.
Den udskrivningsfaktura, der er valgt af en virksomhed, skal også indeholde de relevante formularfelter, så alle relevante oplysninger kan inkluderes. For eksempel, hvis en kunde rutinemæssigt bestiller flere elementer på en given faktura, skal fakturaen organiseres, så alle disse varer kan vises sammen med de respektive priser. Hvis det er usædvanligt, at flere varer købes, kan en faktura med mange varelinjer muligvis se blank og uprofessionel ud og muligvis ikke det bedste valg for det givne firma.