Hvordan vælger jeg det bedste opgavestyringssystem?

Det kan være meget vanskeligt at vælge det bedste opgavestyringssystem, mest fordi hvert system er skræddersyet til at imødekomme forskellige behov. For at vælge det bedste system skal du først identificere, hvilke behov du ønsker, det skal imødekomme og udvikle et budget. Husk, at mange mennesker prøver flere forskellige systemer, før de finder et, de kan lide. Hvis flere personer bruger opgavestyringssystemet, skal du sørge for, at det har forbedrede kommunikationsfunktioner. Det bedste system kan også hjælpe dig med at prioritere dine opgaver, og om nødvendigt integrere enterprise resource planning (ERP) og client relations management (CRM) på en platform.

Forskellige opgavestyringssystemer opfylder forskellige behov og er tilgængelige for forskellige priser. Nogle har tekst- og filafbildningskapaciteter, webbaserede applikationer og / eller evnen til at prioritere opgaver. Andre har sikkerhedsfunktioner, som kun tillader visse brugere at bruge visse funktioner. Med så mange forskellige funktioner er det vigtigt at identificere, hvilke funktioner du har brug for, så du kan vælge det mest effektive system. Du vil også opdage, at udvikling af et budget kan hjælpe dig med at indsnævre listen over tilgængelige systemer at vælge imellem.

Nogle af de bedste tilgængelige opgaveradministrationssystemer har store samarbejds- og kommunikationsfunktioner. Brugere af disse typer systemer er i stand til lettere at kommunikere med hinanden, og hvis en manager vælger at gøre det, kan han eller hun spore brugernes ydeevne i realtid. Det er også klogt at vælge et system, der giver mulighed for let samarbejde for at reducere misforståelser mellem brugerne. Dette kan hjælpe med at mindske en virksomheds operationelle fejl og til gengæld øge organisationens fortjeneste. Disse typer systemer hjælper også arbejdsgangen blandt store organisationer med at blive perfektioneret og forblive under kontrol.

Hvis du har brug for et system, der kan prioritere aktiviteter for dig, skal du vælge et opgavestyringssystem, der har forbedrede evner til at tage beslutningstagning. Denne type system beder dig om at give oplysninger om forskellige aspekter af hver opgave og derefter prioritere din aktivitetsliste baseret på dine input. Mange brugere finder ud af, at brug af et system til at prioritere opgaver giver en øjeblikkelig forbedring af deres effektivitet ved at afslutte dem; dette hjælper ikke kun brugeren, men også hans eller hendes arbejdsgiver, hvis systemet bruges til at udføre jobopgaver.

Et opgavestyringssystem, der har evnen til at integrere ERP- og CRM-teknologier, kan være den bedste type at vælge, hvis du har ansvaret for at styre klientforhold. Et af de mest nyttige aspekter ved denne type system er, at det hurtigt kan konsolidere klientdata, hvilket giver mulighed for nem adgang. Det vil typisk også være i stand til at tildele og overvåge aktiviteter gennem en job-billetfunktion; denne type system giver normalt telefonrepræsentanter mulighed for at oprette billetter til hver kundes forespørgsel eller anmodning og logge dem via webbaserede grænseflader.

Den ultimative type opgavestyringssystem giver dig mulighed for at bruge et antal opgaveregistreringsværktøjer. Selvom det muligvis kommer med en stor pris, giver det dig mulighed for at oprette tidsplaner, samarbejde med andre brugere, generere og prioritere opgavelister med mere. Det giver dig også mulighed for at eksportere opgaver til forskellige typer filer, herunder tekst, Word-dokument og HTML-filer.