Hvordan vælger jeg den bedste virtuelle kontorsoftware?
Når du vælger virtuel kontorsoftware, skal du overveje arten af din virksomhed og de opgaver, du har brug for at udføre dagligt. Hvis du arbejder alene, har du brug for et par grundlæggende funktioner, såsom e-mail-software, tekstbehandlingssoftware, databasesoftware, virusbeskyttelse og et hjælpeprogram. Hvis du arbejder i et teammiljø eller har brug for at kommunikere med medarbejdere, skal du muligvis kigge efter yderligere funktioner, såsom instant messaging og central fillagring.
Et godt e-mail-program er et vigtigt program, man skal kigge efter, når man køber virtuel kontorsoftware. Nogle internetudbydere (ISP'er) leverer et e-mail-program, men et stand-alone mail-program kan være bedre. Dette gælder især, hvis du har brug for ekstra funktioner, såsom at sende automatiserede svar. De fleste e-mail-programmer kan downloades gratis eller kommer som en del af operativsystemet.
Virtuel kontorsoftware skal indeholde et tekstbehandlingsprogram. Der er mange valgmuligheder at vælge imellem. Nogle tekstbehandlingsprogrammer kan downloades som en del af en freeware-pakke, så et godt tekstbehandlingsprogram behøver ikke at være dyrt. Nogle operativsystemer indeholder meget basale tekstbehandlingsprogrammer, men hvis du driver en virksomhed, har du muligvis brug for noget med yderligere funktioner.
Hvis du er i en branche, hvor du hurtigt har brug for adgang til information, eller hvor du har brug for at organisere og gemme store mængder data, skal et databaseprogram udgøre en del af dit virtuelle kontorsoftware. Nogle forretningsejere opretter lister, der skal bruges til markedsføringsformål, og databasesoftware gør dette let. Databaseprogrammer kan købes som en del af en softwarepakke eller kan downloades som freeware.
Virusbeskyttelse er et andet vigtigt aspekt ved drift af et virtuelt kontor. Hvis du har brug for at holde dine data sikre, skal du investere i et godt virusbeskyttelsesprogram. Virusbeskyttelsesprogrammer kan også indeholde indbyggede firewalls, der giver ekstra beskyttelse. Hvis du sender filer frem og tilbage eller bruger e-mail, skal du investere i virusbeskyttelse.
Hjælpeprogrammer kan optimere computerens ydelse og skal overvejes, når du investerer i virtuel kontorsoftware. Et godt hjælpeprogram vil gøre det let at starte ydelsesrelaterede opgaver, såsom at rydde op i registreringsdatabasen, fjerne midlertidige filer og slette cookies. Denne type software kan købes som en enkeltstående applikation eller kan downloades som freeware.
Hvis du arbejder med et team eller har virtuelle medarbejdere, skal du erhverve et instant messenger-program som en del af dit virtuelle kontoropsætning. Dette er en meget vigtig funktion, når du skal være i konstant kontakt med et medlem af dit team, fordi meddelelser kan udveksles i realtid. Et program som dette gemmer også på telefonopkald, da de fleste instant messengers giver mulighed for stemmechat. Gruppekonferencer kan også udføres ved hjælp af instant messenger-programmer.
Central fillagring er meget vigtig, når man arbejder som en del af et team, især hvis hvert medlem arbejder fra et andet sted. Filer kan gemmes online, hvilket giver nem adgang til vigtige oplysninger. Dette sparer ikke kun tid, men gør det muligt for hver bruger at arbejde hvor som helst, så længe han eller hun har adgang til databasen. Software som en tjeneste (SaaS) -applikationer har ofte denne funktion, så brugerne kan få adgang til softwaren ved hjælp af deres internetforbindelse.