Hvordan vælger jeg den bedste virtuelle kontorsoftware?
Når du vælger Virtual Office -software, skal du overveje arten af din virksomhed og de opgaver, du har brug for at udføre på daglig basis. Hvis du arbejder alene, har du brug for et par grundlæggende, såsom e-mail-software, tekstbehandlingssoftware, databasesoftware, virusbeskyttelse og et værktøjsprogram. Hvis du arbejder i et teammiljø eller har brug for at kommunikere med medarbejdere, skal du muligvis kigge efter yderligere funktioner, såsom instant messaging og central fillagring.
Et godt e-mail-program er en vigtig applikation at se efter, når du køber virtuel kontorsoftware. Nogle internetudbydere (internetudbydere) leverer et e-mail-program, men et selvstændigt postprogram kan være bedre. Dette gælder især, hvis du har brug for ekstra funktioner, såsom at sende automatiserede svar. De fleste e-mail-programmer kan downloades gratis eller komme som en del af operativsystemet.
Virtual Office-software skal omfatte et tekstbehandlingsprogram. Der er ganske mange muligheder at vælge imellem. Noget ordprocesSSing -programmer kan downloades som en del af en freeware -pakke, så et godt tekstbehandlingsprogram behøver ikke at være dyrt. Nogle operativsystemer inkluderer meget grundlæggende tekstbehandlingsprogrammer, men hvis du driver en virksomhed, har du muligvis brug for noget med yderligere funktioner.
Hvis du er i en branche, hvor du hurtigt har brug for adgang til information, eller hvor du har brug for at organisere og gemme store mængder data, skal et databaseprogram være en del af din virtuelle kontorsoftware. Nogle forretningsejere opretter lister, der skal bruges til markedsføringsformål, og databasesoftware gør dette let. Databaseprogrammer kan købes som en del af en softwarepakke eller kan downloades som freeware.
Virusbeskyttelse er et andet vigtigt aspekt ved at køre et virtuelt kontor. Hvis du har brug for at holde dine data sikre, skal du investere i et godt virusbeskyttelsesprogram. Virusbeskyttelsesprogrammer kan ogsåo Funktion indbyggede firewalls, der giver ekstra beskyttelse. Hvis du sender filer frem og tilbage eller bruger e-mail, skal du investere i virusbeskyttelse.
Hjælpeprogrammer kan optimere din computers ydelse og bør overvejes, når man investerer i virtuel kontorsoftware. Et godt værktøjsprogram vil gøre det nemt at starte ydelsesrelaterede opgaver såsom oprydning af registreringsdatabasen, fjerne midlertidige filer og slette cookies. Denne type software kan købes som en selvstændig applikation eller kan downloades som freeware.
Hvis du arbejder med et team eller har virtuelle medarbejdere, skal du erhverve et Instant Messenger -program som en del af dit virtuelle kontoropsætning. Dette er en meget vigtig funktion, når du skal være i konstant kontakt med et medlem af dit team, fordi meddelelser kan udveksles i realtid. Et program som dette sparer også på telefonopkald, da de fleste instant messengers tilbyder muligheden for stemmechat. Gruppekonferencer kan også udføres ved hjælp afStant Messenger -programmer.
Central fillagring er meget vigtig, når man arbejder som en del af et team, især hvis hvert medlem arbejder fra et andet sted. Filer kan gemmes online, hvilket giver let adgang til vigtig information. Dette sparer ikke kun tid, men gør det muligt for hver bruger at arbejde hvor som helst, så længe han eller hun har adgang til databasen. Software som service (SaaS) applikationer har ofte denne funktion, der giver brugerne adgang til softwaren ved hjælp af deres internetforbindelse.