Hvordan vælger jeg den bedste workflow-automatiseringssoftware?
Workflow-automatiseringssoftware er en type computerprogram, der automatiserer en virksomheds processer, så når en opgave i processen er afsluttet, tildeler eller skubber programmet automatisk den næste opgave til den næste person eller afdeling i virksomheden. Valg af den bedste workflow-software til din virksomhed kommer typisk til at evaluere din virksomheds behov og hvordan systemet passer til disse behov. Den bedste workflow-automatiseringssoftware til dig vil kombinere vigtige funktioner, såsom planlægning og deadline management, til en rimelig pris.
Omkostninger er ofte den primære faktor, der går ud på at vælge den bedste workflow-automatiseringssoftware til din virksomhed. Se på dit budget, og find ud af, hvor meget du realistisk kan bruge. At finde det interval, du kan bruge, hjælper dig med at indsnævre valgene i de systemer, du kan overveje. Selvom den dyreste software muligvis tilbyder det bredeste udvalg af funktioner, skal du overveje, om din virksomhed virkelig har brug for det niveau af funktionalitet eller ej. Spar dig selv penge ved ikke at betale for funktioner, du sandsynligvis aldrig vil bruge.
En af de specifikke funktioner til workflow-automatiseringssoftware, som du muligvis vil overveje, er, hvordan godkendelsesprocessen fungerer. Softwaren giver dig muligvis mulighed for at planlægge datoer i workflow-automatiseringssystemet til fristgodkendelser. Når datoen nærmer sig, kan softwaren muligvis advare den manager, der er ansvarlig for at godkende arbejdet. Hvis filen ikke er i managerens hænder, men sidder fast i processen eller begraves på en medarbejders skrivebord, kan systemet bringe dette til lederens opmærksomhed.
For salgsafdelinger eller organisationer kan du søge efter workflow-automatiseringssoftware, der sporer salgsprocessen. Når du har indtastet trinnene i din proces, kan du derefter indstille datoer, så salgsledninger automatisk skubbes igennem. Dette hjælper med at undgå at miste kundeemner eller for at gå glip af processen. Denne funktion kan også give dig mulighed for at tildele specifikke opgaver til specifikke salgsrepræsentanter, hvilket er nyttigt, hvis du har flere salgsrepræsentanter eller dem, der er spredt i forskellige områder af landet.
Når du er gået på din opdagelsesopgave, skal du foretage en side-ved-side-sammenligning af workflow-automatiseringssoftwaremulighederne. Adskill dem, der opfylder størstedelen af dine behov, fra dem, der ikke opfylder dine kriterier og krav. Fra de indstillinger, der opfylder de fleste af dine behov, skal du prioritere listen over krav, du har. Den bedste workflow manager er den, der opfylder alle dine øverste niveau krav og alle eller størstedelen af de mindre vigtige faktorer.