Hvordan vælger jeg de bedste workflow-værktøjer?

Arbejdsgang beskriver trin i en proces, som et produkt eller et dokument passerer igennem. I forsikringsbranchen beskriver arbejdsgang for eksempel alle de faser, hvor et krav kan passere, begyndende med, at en klient indgiver et krav og slutter med godkendelse eller afvisning. I fremstillingsindustrien kan arbejdsgangen muligvis begynde med modeller oprettet af ingeniører og designere og nå færdiggørelse, når et produkt sælges til leverandører. Mange ledere bruger software og analyse som workflow-værktøjer til at hjælpe dem med at optimere deres processer, skære omkostninger og forbedre en virksomheds samlede rentabilitet. For at vælge de bedste workflow-værktøjer kan det være en god ide at overveje, hvilken software der er bedst for din branche, lokalisere områder i workflow, der skal forbedres, og beslutte, om du kan drage fordel af professionelle konsulenttjenester.

Et af de mest almindelige workflow-værktøjer, der bruges i alle brancher, er workflow-software. Dette er computerprogrammer, der hjælper ledere med at designe processer, der er klare og effektive. Software kan give organisationer mulighed for at blive mere effektive og omkostningseffektive ved at centralisere databaser og gøre det lettere for medarbejderne at registrere og få adgang til oplysninger.

Mange slags software tilbyder automatiserede workflow-funktioner. Disse funktioner tillader ledere at oprette strenge retningslinjer, der dikterer rækkefølgen i hvilke faser der forekommer og tildeler afdelinger til bestemte opgaver. Automatiserede workflow-værktøjer er ofte mest effektive i organisationer, der udfører de samme processer dag efter dag.

I de fleste tilfælde er visse typer software designet til at imødekomme behovene i bestemte brancher. For eksempel kan workflow-software designet til forsikringsbranchen omfatte en grænseflade, der kan fås adgang til af klienter, der ønsker at indsende krav. Software designet til fremstillingsindustrien kan have evnen til at generere regninger med materialer baseret på ingeniørdesign.

En anden faktor, der skal overvejes, når det drejer sig om at vælge de bedste workflow-værktøjer, er det område, som du har mest brug for at forbedre. Software til en bestemt branche kan variere baseret på løsninger, den er designet til at levere. For eksempel kan en manager, der mener, at et problem i hans eller hendes organisation er dårlig kommunikation mellem afdelinger, vælge software, der har forbedrede e-mail-muligheder.

Mange ledere kan vælge at ansætte konsulenter for at hjælpe dem med at forbedre arbejdsgangen. Konsulenter er gode workflow-værktøjer til ledere, der ikke har finansiering til interne processanalytikere. I de fleste tilfælde har den bedste konsulent mange års erfaring med at arbejde i din branche. Konsulenter er ofte opmærksomme på tendenser inden for teknologi og kan hjælpe dig med at implementere et nyt system, der forbedrer effektiviteten.