Hvordan opretter jeg et lønningsnummer?
Et lønningsnummer er et specifikt stykke information, der bruges i et virksomheds lønsystem. Nummeret giver en virksomhed mulighed for at spore medarbejdere gennem brugen af nummeret snarere end et navn eller anden identifikator. Lønnsnummeret er typisk et internt stykke information, som virksomheden opretter ved hjælp af sin lønningssoftware. Virksomheden kan oprette sin egen kombination af bogstaver og tal eller tillade, at softwaren selv opretter tal. Oprettelse af et nummer skal indeholde tal, der giver virksomheden mulighed for at skelne mellem medarbejdere baseret på antallet alene.
De fleste lønningstjenester eller software tillader en virksomhed at oprette deres eget lønningsnummer for hver enkelt medarbejder. På grund af denne fleksibilitet bør en virksomhed overveje at bruge en beskrivende præfiks til hver medarbejdergruppe. En mulighed er for eksempel at bruge tre cifre eller bogstaver til at definere afdelingen. Bogstaverne ACC eller numrene 200 kan repræsentere regnskabsafdelingen; PRO eller 300 kan være produktionsafdelingen. Undergrupper kan også eksistere i disse kategorier, hvis virksomheden beslutter at bruge et nummer.
Når et firma beslutter sig for præfikset for lønningsnummer, falder de resterende numre typisk i rækkefølge. F.eks. Kan ACC00001 være udgangspunktet for lønnenumre i regnskabsafdelingen. Den sidste halvdel af antallet kan indeholde så mange cifre som nødvendigt for at dække alle ansatte på afdelingen. Hvert lønningsnummer for alle afdelinger har normalt den samme kombination af bogstaver og tal. At have den samme kombinationsstørrelse er nødvendig for at undgå at forveksle lønsystemet.
Personaleafdelingen er ofte ansvarlig for at oprette dette nummer. I nogle tilfælde kan personaleafdelingen have brug for godkendelse fra ejeren eller den øverste ledelse, når der tildeles numre. Dette giver ejere og ledere mulighed for at sige noget om de oplysninger, der ligger i lønningslisten. Øverste ledelse kan også have input til, hvordan man opretter numre eller brugen af dem i virksomheden. Godkendelse kan også være nødvendig, hvis virksomheden opretter en ny afdeling i lønsystemet.
Et firma, der bruger en outsourcing-tjeneste for lønningslister, er muligvis ikke nødvendigt at oprette et lønningsnummer. Outsource-selskabet vil gøre det på egen hånd baseret på dets lønsystem. Virksomheder indtaster blot et lønningsnummer, der matcher outsource-selskabets lønnummer. Lønningstjenesten håndterer størstedelen af lønningsopgaverne, hvilket giver dem mulighed for og frihed til at oprette lønnsnumre. Al korrespondance og information vedrørende en medarbejder kræver typisk brugen af dette nummer.