Hvordan opretter jeg en politik til opbevaring af e-mail?
For at oprette en e-mail-opbevaringspolitik skal du først angive grunden til, at du skriver politikken - for at overholde juridiske krav, for at bevare bevis for forretningsdokumenter eller for at sikre, at vigtige oplysninger ikke går tabt. Dokumentet skal også forklare, hvilke medarbejdere politikken påvirker, og hvilke typer e-mails der er inkluderet. Du skal også beslutte, hvor længe e-mails skal opbevares; du er muligvis lovligt forpligtet til at bevare bestemte e-mails i en bestemt periode. Tildeling af en medarbejder til at være ansvarlig for at overvåge politikken kan hjælpe med at sikre, at din politik håndhæves korrekt.
En e-mail-opbevaringspolitik er en skriftlig procedure for, hvordan en virksomhed ønsker, at sine ansatte skal håndtere e-mail-kommunikation. Politik for e-mail-opbevaring angiver typisk, hvilke e-mails medarbejderne skal have, hvor længe og hvordan de skal gemme e-mails. I mange jurisdiktioner er der juridiske krav til, hvor længe virksomhedskommunikation - inklusive e-mails - skal opbevares, så det er vigtigt at have en klar e-mail-opbevaringspolitik.
Når du skriver din politik, skal du forklare, hvilke ansatte i virksomheden e-mail-opbevaringspolitikken dækker. Afhængigt af formålet med implementeringen af politikken i første omgang gælder det muligvis ikke alle i din organisation. For eksempel er lagerarbejdere, der ikke beskæftiger sig med elektronisk korrespondance, muligvis ikke forpligtet til at overholde politikken. På den anden side kan kundeservicerepræsentanter være forpligtet til at opbevare de fleste af deres e-mails.
Beskriv, hvilke typer e-mail-korrespondance, der falder ind under styringen af e-mail-opbevaringspolitikken. For eksempel skriver nogle virksomheder e-mail-opbevaringspolitikker, der vedrører e-mails, der beskæftiger sig med administrative, skattemæssige, generelle og efemære spørgsmål. Din virksomheds politik kan beskæftige sig specifikt med de e-mails, der omhandler spørgsmål, der har juridiske krav. Uanset hvilken e-mail du vælger at blive dækket af politikken, skal du sørge for at være klar og kortfattet om emnet.
Politikken skal også beskrive, hvor længe e-mails skal opbevares, og hvordan medarbejdere skal beholde e-mails. For registrering af overholdelse er du muligvis lovligt forpligtet til at bevare kundekorrespondance i en periode på fem år. Ud over at blive gemt i et e-mailarkiv på din server, kan loven også kræve, at du udskriver e-mailen og opbevarer papirkopi i kundens fil. Uanset hvilken procedure der er ved opbevaring af disse poster, skal du sørge for at stave det i detaljer, når du skriver e-mail-opbevaringspolitikken.
En god politik for e-mail-opbevaring bør omfatte afdeling eller titel af den medarbejder, der er ansvarlig for at overvåge kravene. Din virksomhed kan have en compliance-afdeling eller medarbejder, der er ansvarlig for at sikre, at virksomhedens processer er i overensstemmelse med loven. Dette kan være den fysiske person, der har ansvaret for overvågning og håndhævelse af e-mail-opbevaringspolitikken. Angiv klart, hvem der er ansvarlig for at styre politikken, så medarbejderne ved, hvem de skal henvende sig til, hvis de har spørgsmål eller problemer.
Efter oprettelsen af politikken er et af de vigtigste trin at sprede den. En politik kan ikke overholdes, hvis de ansatte, der skal implementere den, ikke ved, at den findes. Du ønsker måske også at afholde et møde eller en træningssession for de berørte medarbejdere. Dette sikrer, at de modtager de oplysninger, de har brug for for at overholde e-mail-opbevaringspolitikken.