Hvordan opretter jeg en e -mail -opbevaringspolitik?

For at oprette en e -mail -fastholdelsespolitik skal du først angive grunden til, at du skriver politikken - for at overholde juridiske krav, for at bevare bevis for forretningsdokumenter eller for at sikre, at vigtige oplysninger ikke går tabt. Dokumentet skal også forklare, hvilke medarbejdere politikken påvirker, og hvilke typer e -mails der er inkluderet. Du skal også beslutte, hvor længe e -mails skal opbevares; Det kan være lovligt at beholde visse e -mails i en bestemt periode. Tildeling af en medarbejder, der skal være ansvarlig for at overvåge politikken, kan hjælpe med at sikre, at din politik håndhæves korrekt.

En e -mail -fastholdelsespolitik er en skriftlig procedure for, hvordan en virksomhed ønsker, at sine ansatte skal håndtere e -mail -kommunikation. Politik for e -mail -fastholdelse angiver typisk, hvilke e -mails medarbejdere, der skal beholde, hvor længe og hvordan man gemmer e -mails. I mange jurisdiktioner er der juridiske krav til, hvor længe virksomhedskommunikation - inklusive e -mails - skal opbevares, så det at have en CLEar -e -mail -opbevaringspolitik er vigtig.

Når du skriver din politik, skal du forklare, hvilke medarbejdere i virksomheden dækker e -mail -fastholdelsespolitikken. Afhængigt af formålet med gennemførelsen af ​​politikken i første omgang gælder den muligvis ikke for alle i din organisation. F.eks. Er det muligvis ikke nødvendigt at overholde lagermedarbejdere, der ikke beskæftiger sig med elektronisk korrespondance, at overholde politikken. Kundeservicerepræsentanter på den anden side kan være påkrævet for at beholde de fleste af deres e -mails.

Beskriv, hvilke typer e -mail -korrespondance der falder ind under styringen af ​​e -mail -opbevaringspolitikken. For eksempel skriver nogle virksomheder e -mail -fastholdelsespolitikker, der vedrører e -mails, der beskæftiger sig med administrative, skattemæssige, generelle og flygtige anliggender. Din virksomhedspolitik handler muligvis specifikt med de e -mails, der beskæftiger sig med spørgsmål, der har juridiske krav. Uanset hvilke e -mails du vælger at være dækket underPolitikken, sørg for, at du er klar og kortfattet om emnet.

Politikken skal også beskrive, hvor længe e -mails skal opbevares, og hvordan medarbejderne skal beholde e -mails. For rekordoverholdelse kan du være lovligt forpligtet til at bevare kundekorrespondance i en femårsperiode. Ud over at blive gemt i et e -mail -arkiv på din server, kan loven også kræve, at du udskriver e -mailen og opbevarer papirkopier i kundens fil. Uanset hvilken procedure der er for at bevare disse poster, skal du sørge for at stave det i detaljer, når du skriver e -mail -opbevaringspolitikken.

En god e -mail -opbevaringspolitik bør omfatte afdelingens eller titlen på den medarbejder, der er ansvarlig for at overvåge kravene. Din virksomhed kan have en overholdelsesafdeling eller medarbejder, der er ansvarlig for at sikre, at virksomhedsprocesser er i overensstemmelse med loven. Dette kan være den naturlige person, der har ansvaret for overvågning og håndhævelse af e -mail -opbevaringspolitikken. Angiv klart, hvem der er rEsponsible til styring af politikken, så medarbejderne ved, hvem de skal henvende sig til, hvis de har spørgsmål eller problemer.

Efter at have oprettet politikken er et af de vigtigste trin at formidle den. En politik kan ikke overholdes, hvis de ansatte, der skal gennemføre den, ikke ved, at den findes. Det kan være nødvendigt at afholde et møde eller træningssession for de berørte medarbejdere. Dette sikrer, at de modtager de oplysninger, de har brug for for at overholde e -mail -opbevaringspolitikken.