Hvordan udvikler jeg en videnstyringsplan?
En videnstyringsplan skal begynde med at definere organisationens mål, som normalt ville være centreret om tilfredsstillende kundebehov. Videnstyringssystemer skal være designet til at fremme formålet og målene for forretningsorganisationen. En plan bør sigte mod at tilskynde og forbedre videndeling blandt befolkningen i organisationen ved hjælp af incitamenter, etablering af ekspertsamfund og levering af samarbejdsteknologi. Processer skal tilpasses til at forbedre videnfangst, styre de oplysninger og viden, der er oprettet i løbet af forretningsdrift og indføre passende softwaresystemer.
Oprettelse af en videndelingskultur blandt personalet i organisationen bør være målet for en videnstyringsplan. De, der er tættest på de produkter, processer eller kunder i virksomheden, bør tilskyndes - ved hjælp af en incitamentsstrategi - til at dele erfaringer og kommeTs af operationen. Samarbejdssoftware bør stilles til rådighed, og personalet bør opfordres til at mødes i kreative ekspertsamfund for at fremsætte og diskutere kreative ideer. Personalet skal være forsynet med træning, der gør det muligt for dem at identificere, hvor viden oprettes, og hvordan det skal deles. De relevante medarbejdere skal også vide, hvor viden er gemt, og hvordan man får adgang til viden, når den er nødvendig.
Ved at sammensætte en videnstyringsplan bør virksomheden indse, at optagelse, fastholdelse og passende opbevaring af viden og erfaring, der er opnået ved at udføre et bestemt projekt, ikke er den største prioritet for medarbejderne. De sigter primært mod at forbedre kundeværdien og sikre en komplet kundeservice, hvilket vil føre til øget salg. Af denne grund skal behovet for at fange viden indbygges i systemer og processer, så recorDing nyttig erfaring til fremtidig fordel er en væsentlig del af at gennemføre et projekt. Dette kan for eksempel gennemsnitlig tilpasning af software, så en rapport skal konkurreres til vidensdatabasen, før projektet kan lukkes. Feedback fra aktuelle operationer kan derefter fås til at danne et grundlag for fremtidige projekter.
Videnstyringsplanen skal udpege relevant personale i organisationen, der kan guide og styre videnstyringsprojektet og hjælpe med at udvikle videndeling ved at designe systemer. Dette vil også involvere udvikling af personaleuddannelsesmanualer og uddannelseskurser. Denne funktion kan være en tilpasning af rollen som en seniormedarbejder eller kan involvere oprettelsen af en ny position som viden manager. Afhængig af organisationens størrelse kunne der rekrutteres et vidensstyringsteam til at hjælpe videnschefen.