Hvordan udvikler jeg en videnstyringsplan?
En videnstyringsplan skal begynde med at definere organisationens mål, som normalt vil være centreret om at tilfredsstille kundernes behov. Videnhåndteringssystemer skal være designet til at fremme erhvervets organisations mål. En plan skal sigte mod at tilskynde til og styrke videnudveksling blandt mennesker i organisationen ved hjælp af incitamenter, etablering af ekspertmiljøer og levering af samarbejdeteknologi. Processer bør tilpasses til at forbedre indsamling af viden, styre den information og viden, der er skabt i løbet af forretningsdrift og introducere passende softwaresystemer.
Oprettelse af en videnudvekslingskultur blandt personalet i organisationen bør være formålet med en videnstyringsplan. De, der er tættest på virksomhedens produkter, processer eller kunder, bør opmuntres - ved hjælp af en incitamentstrategi - til at dele erfaringer og komme med forslag til forbedring af individuelle aspekter af driften. Samarbejdssoftware bør stilles til rådighed, og personalet bør opmuntres til at mødes i kreative ekspertgrupper for at fremsætte og diskutere kreative ideer. Personalet skal have uddannelse, der gør det muligt for dem at identificere, hvor viden skabes, og hvordan den skal deles. De relevante medarbejdere skal også vide, hvor viden gemmes, og hvordan man får adgang til den, når det er nødvendigt.
Ved at udarbejde en videnstyringsplan skal virksomheden indse, at optagelse, fastholdelse og passende opbevaring af viden og erfaring, der er opnået ved udførelse af et bestemt projekt, ikke er højeste prioritet blandt ansatte. De sigter primært mod at øge kundeverdien og sikre komplet kundeservice, hvilket vil føre til øget salg. Af denne grund skal behovet for at fange viden være indbygget i systemer og processer, så registrering af nyttig erfaring til fremtidig fordel er en væsentlig del af færdiggørelsen af et projekt. Dette kan for eksempel betyde tilpasning af software, så en rapport skal konkurreres om videndatabasen, inden projektet kan lukkes. Feedback fra aktuelle operationer kan derefter fås til at danne et grundlag for fremtidige projekter.
Videnstyringsplanen skal udpege relevant personale i organisationen, der kan vejlede og styre vidensstyringsprojektet og hjælpe med at udvikle vidensdeling ved at designe systemer. Dette vil også involvere udvikling af manualer og træningskurser for personale. Denne funktion kan være en tilpasning af rollen som en seniormedarbejder eller kan indebære oprettelse af en ny position som videnchef. Afhængigt af organisationens størrelse kunne der rekrutteres et videnstyringsteam til at hjælpe videnstyreren.