Hvordan udvikler jeg en projekttidslinje?
Før det går i gang med et stort og vigtigt projekt, er det ofte nyttigt at udvikle et projekt tidslinje. Dette involverer registrering af de vigtigste trin, der vil være involveret i et projekt, fra start til slut, sammen med de personer eller teams, der er ansvarlige og forventede gennemførelsesdatoer. Dette er en måde at se de vigtigste detaljer på eller det store billede af hele projektet med alle mål og milepæle inkluderet.
Hvis en person udvikler en projekttidslinje for et projekt, han eller hun afslutter uafhængigt, kan han eller hun alene være ansvarlig for at udvikle tidslinjen. Mange projekter, især store projekter, involverer flere arbejdstagere eller medlemmer af et team. Når der oprettes projekttidslinjer til sådanne projekter, bør alle arbejdstagere, der vil være involveret i beslutningsprocessen, også være en del af oprettelsen af tidslinjen.
Tidslinjen skal omfatte alle de projicerede milepæle og mål, der er en del af projektet sammen med dem, der er ansvarlige for de forskellige dele, materialer, der er nødvendige, og målsætningen for hvert trin. Møder eller checkpoints, der er planlagt på forhånd, kan også inkluderes i en projektets tidslinje, fordi ideen er at give den bedst mulige repræsentation af hele projektet. Da en gruppe oprindeligt arbejder sammen om at udvikle en projekttidslinje, skulle de alle være i stand til at se tidslinjen. Det kan projiceres på et bord via en computer, placeres i et online arbejdsområde med flere adgangsformer eller skrives med markører som et groft udkast på et stort stykke kartopapir, der er placeret på væggen.
Når der er oprettet en indledende projekttidslinje, skal hvert medlem af gruppen, der er ansvarlig for projektet, få en kopi af det til reference. Det kan være en papirkopi eller en elektronisk kopi, der sendes online eller e-mailes til medlemmerne. Projektets tidslinje er et arbejdsdokument, der bør revideres med jævne mellemrum gennem hele projektet, så det kan justeres, når der opstår ændringer og eventualiteter.
Projektets tidslinjer har flere fordele. De hjælper med at holde alle medlemmer af et team fokuseret på målene for et bestemt projekt og til at holde dem sammen, efterhånden som projektet udvikler sig og ændres. Disse tidsplaner hjælper også med at demonstrere, hvordan projektet skal flyde på en kombineret skriftlig og visuel måde. Tidslinjer for projekter skal være nyttige både for medlemmerne af teamet, der er detaljerede, og for dem, der har brug for at se det større billede af, hvordan alt passer sammen. Projektets tidsplaner kan også hjælpe med at sikre, at alle nødvendige opgaver og trin i et projekt er tildelt og delegeret korrekt.