Hvordan udvikler jeg de bedste retningslinjer for indkøb?

Når en virksomhed eller organisation vokser, bliver behovet for at udarbejde retningslinjer for indkøb mere vigtigt. Indkøb eller indkøb er styringen af ​​alle udgifter til tjenester og varer. Som et aspekt af den overordnede forretningsstyring er det en central funktion, der direkte vedrører omkostningsindeslutning, reducerer udgifter og øger overskuddet. Selvom de fleste mennesker forbinder indkøb med store virksomheder og multimillion dollar-aftaler, kan indkøbsretningslinjer hjælpe alle firmaer, store og små.

Anskaffelsesområdet er så bredt, at det er bedst at opdele det i forskellige forretningsprocesser. De vigtigste kategorier er: leverandørstyring, kontrakterede varer og tjenester, betalingsbetingelser, tærskler og adskillelse af told. Ud over at identificere den forskellige forretningsproces er der tre punkter, der skal udføres for at udvikle retningslinjer for indkøb: etablere organisationsstruktur og roller, implementere regnskabskontroller og definere ansvarlighed og ansvar for indkøbsprocesser i organisationen.

Standardmetoden, der bruges til at udvikle indkøbsretningslinjer, er at oprette en filmappe til retningslinjerne. Opret en separat en i denne filmappe for hver af de vigtigste forretningsprocesser. Når retningslinjerne udvikles, skal du oprette procesguider til de forskellige roller og afdelinger, der er involveret i processen. Medtag et afsnit om tilsyns- og ledelsesrapporter samt et flowdokument til ledelsesberetning. Alle retningslinjer skal gennemgås og drøftes med de påvirkede områder og forelægges den øverste ledelse til gennemgang. Efter accept er træning for alle brugere påkrævet for at implementere retningslinjerne.

Det første punkt, der skal gennemgås, er de forskellige aktørers roller og ansvar i indkøbsprocessen. Identificer, hvem, hvad, hvor og hvorfor for hver transaktion, og fastlægg startstedet eller aktiviteten. For eksempel, når en afdeling kræver kontorartikler, hvem er ansvarlig for denne proces? Hvordan beslutter de, hvilken leverandør de skal kontakte? Hvad er det maksimale beløb, de kan bruge, og hvem godkender dette køb? Disse spørgsmål er alle centrale for udviklingen af ​​retningslinjer for indkøb.

Regnskab giver en standardstruktur til sporing og styring af udgifter. Brug af indkøbsrekvisitioner, indkøbsordrer, tilbud, kontrakter og andre indkøbsværktøjer påvirker alle regnskabsfunktioner. Typiske regnskabskontroller fokuserer på at reducere svigrisikoen, opnå den bedste værdi for dollar, modtage forhandlede priser og betingelser og godkendelsesgodkendelser. Disse elementer kan styres i et edb-system, men de skal først defineres i forretningsprocessens retningslinjer.

Ansvarlighed og ansvar er en vigtig drivkraft i indkøb. De fleste organisationer fokuserer på dollarværdien af ​​indkøbsordren eller kontrakten, men kan overse det samlede brugt på en bestemt vare. At bestemme den passende position til at være ansvarlig for at forhandle med leverandøren og behandle indkøbsordrer er et vigtigt trin i indkøbsretningslinjerne.

ANDRE SPROG

Hjalp denne artikel dig? tak for tilbagemeldingen tak for tilbagemeldingen

Hvordan kan vi hjælpe? Hvordan kan vi hjælpe?