Hvordan forbedrer jeg arbejdsgangen?

Forbedring af arbejdsgang er en vigtig proces, uanset om det er for en enkeltperson eller en organisation. Det er bevist, at en forbedret arbejdsgang maksimerer effektiviteten, minimerer spild i både tid og ressourcer og forbedrer moral. Vejen til forbedring af arbejdsgangen kan være så enkel som at identificere og fjerne spildt tid eller så kompleks som at undersøge og ændre hele processen og / eller automatisere hele eller en del af den. Uanset hvor stort eller lille jobbet eller processen er, er det værd at bruge tid og kræfter på at tage skridt til at forbedre arbejdsgangen.

Det første skridt til at forbedre arbejdsgangen er at identificere og eliminere affald, og det største affald af alle er tid. Den moderne arbejdsplads er blevet vant til og afhængig af e-mail, instant messaging og sms. Disse kommunikationsmidler var beregnet til at spare tid, men de kan føre til en overflod af ubrugelig information og spildt tid. Du kan forbedre arbejdsgangen simpelthen ved at eliminere eller begrænse onlinemeddelelser og sms og ved at stille rimelige forventninger til e-mail. At reagere på eller svare på e-mails, så snart de kommer ind, kan være en tidsspild. Indstilling flere gange i løbet af dagen, der er afsat til læsning og besvarelse af e-mails, vil forbedre din arbejdsgang og produktivitet.

Disse afbrydelser er blot et par af de mange, der kan stoppe arbejdsgangen. Ethvert job eller proces vil gå bedre og videre med en rimelig tidsbegrænsning til det snarere end at forsøge at få det gjort i små trin. At afsætte selv 20 eller 30 minutter til at afsætte til en enkelt opgave eller proces vil hjælpe dig med at gøre store fremskridt med at øge produktiviteten og forbedre arbejdsgangen. Fokusering på en bestemt opgave i en relativt kort, men uafbrudt tidsperiode kan være en af ​​de bedste metoder til at hjælpe dig med at forbedre arbejdsgangen.

For mere komplicerede procedurer og større organisationer kræver det en mere systematisk tilgang til at forbedre arbejdsgangen. Disse processer involverer opdeling af arbejdsgangen i små, begrænsede trin og analyse af de opgaver, der er involveret i hvert trin. De to vigtigste principper, der derefter kan tildeles hvert trin, er ansvar og automatisering. En enkelt person eller enhed skal være fuldstændig ansvarlig for at opnå hvert trin, hvilket eliminerer fingerpegning og udsættelse.

Den næste del spørger, om et trin kan automatiseres. Enhver del af processen, der kan automatiseres fuldstændigt ved at tage personale ud af ligningen, er et stort skridt hen imod forbedring af arbejdsgangen. Efter at hvert trin er blevet analyseret, er ansvaret blevet tildelt, og arbejdet er blevet automatiseret, hvor det er muligt, vil hele arbejdsgangsprocessen blive meget forbedret.

Trinene til forbedring af arbejdsgangen involverer for det meste sund fornuft og traditionelle styringsteknikker. Udfordringen er at opdele arbejdsgangen i håndterbare trin og derefter forbedre hvert af de involverede trin. På denne måde kan du fjerne affald, maksimere tid og produktivitet og forbedre arbejdsgangen.