Hvordan laver jeg et forretningsprocesdiagram?
Et forretningsprocesdiagram viser visuelt forretningsprocesser trin for trin med det formål at forbedre dem, og det kan oprettes af enhver organisation til enhver proces. Procesdiagrammer varierer i kompleksitet og format, så format, omfang og detaljeringsniveau bør fastlægges, inden oprettelsen begynder. Når parametrene er indstillet, kan sekventielle procestrin grafisk dokumenteres og derefter analyseres. Diagrammer kan oprettes ved hjælp af forskellige teknikker ved hjælp af sticky notes, papir eller specialiseret computersoftware. Ofte skaber små teams af mennesker diagrammerne for at sikre grundighed.
Definition af omfanget og grænserne for forretningsprocesdiagrammet involverer forståelse af input, interaktion og output af den valgte proces. Meget komplekse processer eller processer, der forekommer på tværs af mange organisatoriske niveauer, kan muligvis opdeles i flere diagrammer. Indledende overvejelse af hvilke processer, der skal diagrammeres og deres anvendelsesområder, kan sikre fordelene opvejer omkostningerne ved skabelsen.
Uanset detaljeringsniveauet er et forretningsprocesdiagram kun lige så gavnligt som de oplysninger, der går ind i det. Kortlægning af teams med medlemmer fra forskellige stadier af processen kan derfor give værdifulde oplysninger, som en enkelt skaber kunne gå glip af. På trods af størrelsen på processen eller antallet af medarbejdere, der er involveret, skal hold dog forblive små nok til at være håndterbare.
Et forretningsprocesdiagram kan oprettes på papir, med sticky notes eller gennem computerprogrammer og specialiseret forretningsprocessoftware. Fordelene ved at arbejde med papir eller sticky notes inkluderer skabelseshastigheden, kortere uddannelsestid og den lette manipulation. Computeriseret skema inkluderer en længere uddannelsesproces, men det forbedrer levetiden, letter transmission af information og kan sættes direkte i forretningsprocessestyringssoftware.
Et andet aspekt af formatering inkluderer valg af en modelleringsnotation. Business Process Modelling Notation, oprettet af Business Process Management Initiative, er et eksempel på et standardiseret grafisk notationssystem til procesdiagrammer. Standardiserede notationssystemer kan lette interdepartemental kommunikation eller business-to-business-kommunikation af diagrammet efter færdiggørelse. Som et eksempel bruger Notations til forretningsprocessmodellering rektangler til at repræsentere aktiviteter, diamanter til at repræsentere beslutninger og forskellige pile til at vise rækkefølge. Der findes dog andre former for standardiseret notation; notation kan også improviseres.
Når teamets omfang, format og kortlægning er valgt, kan processtadier være grafisk repræsenteret for at fuldføre diagrammet. Brainstorming af de forskellige processtadier med kortlægningsteamet er en måde at udfylde dokumentation på. At holde sig til valgte notationsstandarder på dette trin kan også hjælpe med at strømline oprettelsen. Det detaljeringsniveau, der kræves til proceskortet, dikterer krævet information på hvert trin, der kan omfatte tidsforsinkelser, kundeindtryk og eksterne påvirkninger.
Flere udkast og gennemgang af procesdiagrammet kan sikre, at alle trin er dokumenteret. En måde at opnå dette på er ved at gå gennem processen i realtid med kortlægningsteamet. Hvis processen gør dette umuligt, kan evaluering opnås ved at distribuere kopier af forretningsprocesdiagrammet blandt teammedlemmer eller ansatte. Når du afslutter forretningsprocessdiagrammet, giver brugerne en visualisering af forretningsprocessen fra start til slut, hvilket kan hjælpe med forretningsprocesstyring og optimering.