Hvordan opretter jeg et frontkontor?

Du kan oprette et frontkontor til din virksomhed ved at sikre faciliteter, ansætte personale og forberede systemer til at skabe kontakt med offentligheden. Alternativt kan du leje et firma, der tilbyder en på forhånd etableret kontorløsning eller outsource en del af bemandingskomponenten til virksomheder over hele verden. Kontordesign og -styring er en nøgle til enhver virksomheds succes. Implementeringen af ​​en offentlig grænseflade afspejler dens kundeservicefilosofi og vil i sidste ende bestemme kundeloyalitet. Ledelsens udfordring er at reducere omkostningerne, samtidig med at kunderne er tilfredse og opbygge en konkurrencefordel.

Et virksomheds frontkontor består af alle afdelinger, der kommer i direkte kontakt med offentligheden. Disse afdelinger inkluderer reception, service og salg. Typisk vil et nyt firma have beskedne behov og har muligvis kun brug for et sted at mødes med klienter eller kunder og udstyrer det passende. Derefter ansætter det personale til at besvare telefoner, yde kundeservice og foretage salg. Endelig etablerer det systemer, der gør, at processen kan køre uden problemer.

I de indledende stadier af forretningsudvikling kan frontkontoret muligvis dele meget af det samme rum og ressourcer som back office efter behov. Back office er alle de dele af virksomheden, som offentligheden aldrig ser. Fremstillingsvirksomheder, der skal etablere faciliteter for at producere et produkt, har en tendens til at være mere bekymrede i første omgang med back office, mens konsulentfirmaer og serviceorienterede virksomheder stiger og falder på deres PR. Efterhånden som en virksomhed vokser, og det har ressourcerne til at etablere separate faciliteter for hver afdeling, er det at etablere kontordrift et spørgsmål om at udstyre enhver afdeling, der indgår kontrakt med offentligheden, med en kundeservicefilosofi og personale og udstyr til at skabe et ensartet firma ansigt.

Et alternativ til at oprette dit eget kontor, især i opstartfasen, er at ansætte et konsulentfirma til at håndtere det. Der er virksomheder, der leverer emballerede front office-tjenester til andre virksomheder. Denne type tjenesteudbyder driver et centralt kontor med reception, mødelokaler, kontorer, udstyr, gæstfrihed og alt andet, som en virksomhed har brug for for at mødes med en klient. For et fast gebyr tildeler det et klientfirma et telefonnummer og en postadresse. Det håndterer telefon- og personmodtagelse, behandler mail til virksomheden og giver virksomhedsmedarbejdere mulighed for at bruge faciliteterne til at mødes med klienter efter behov.

Ældre virksomheder har en anden mulighed for at oprette front office-operationer. Outsourcing af dele til oversøiske lande med lavere arbejdsomkostninger, såsom Indien, er blevet en populær måde at indeholde udgifter på. Kundeservice via telefon er en afdeling, der ofte er outsourcet. Mange virksomheder har outsourcet dele af deres salgsafdelinger, især koldeopkald og indledende kontakter. I disse tilfælde opretholder en virksomhed stadig en front office-tilstedeværelse, men nøgletjenester kontraheres til tredjepart.