Hvordan skriver jeg en gapanalyserapport?
At udvikle en forståelse af formålet med en gapanalyserapport er typisk det første trin i at skrive et nyttigt dokument. En gapanalyserapport undersøger forskellen mellem en virksomheds aktuelle tilstand og dens mål. Disse oplysninger kan hjælpe en organisation med at skitsere en plan for at nå mål. Rapporten om gabeanalyse gennemgår også enhedens historie for at bestemme, hvordan den nåede sin nuværende status. Dette kan hjælpe planlæggere med at bestemme, hvilke metoder der er mest ønskelige til forbedringer.
Det primære mål med at skrive en gapanalyserapport er normalt at demonstrere en forståelse af virkningen af hvert element i organisationen. Dette er en effektiv måde at finde enkeltpersoner, afdelinger og aktiviteter, der hindrer opfyldelsen af organisatoriske mål. Selvom det kan være nyttigt at observere, hvor godt et element i organisationen fungerer i sig selv, er det overordnede formål at bestemme, hvordan hver af disse stykker påvirker hele operationen.
I de fleste tilfælde udarbejdes en gapanalyserapport af et team. Dette skyldes delvist det omfang af arbejde, der kræves for at foretage en grundig analyse. Det er også en god måde at sikre, at rapporten ikke afspejler synspunktet for en enkelt person. Oplysninger til gapanalyserapporter kan indsamles via interviews, undersøgelser og undersøgelse af poster som f.eks. Inden for økonomi og menneskelige ressourcer.
Et af nøgleelementerne i en gapanalyserapport er problemklaringen. Dette er et resumé af de mest presserende problemer, der forhindrer organisationen i at nå sine mål. Disse spørgsmål vil blive indarbejdet i planen for at give et udgangspunkt for forbedringer.
Når informationen er indsamlet, kan der laves en plan for lukning af kløften mellem organisationens nuværende og ønskede tilstand. Nogle af de ting, der kan overvejes, når man udarbejder denne plan, inkluderer nødvendige ressourcer, såsom penge, tid og mennesker. Planen kan også beskrive, hvilke værktøjer eller andre materialer der er behov for, og muligvis hvordan de kan fås.
En gap analyse vil også typisk beskrive, hvilken proces der skal følges for, at organisationen kan nå sine mål. Dette kan omfatte tidsplaner, tidsfrister og målinger til måling af succes. En analyse vil ofte også indeholde benchmarks for specifikke mål, så fremskridt er ensartet og konsistent.
Nogle organisationer vil bruge en anden type analyse til at bestemme, hvilke skridt der skal tages for at lukke kløften. Dette er en undersøgelse af de styrker, svagheder, muligheder og trusler (SWOT), der er relateret til en bestemt virksomhed og kaldes en SWOT-analyse. Ved at forstå disse overordnede attributter for virksomheden og årsagerne til kløften, kan der laves en omfattende plan for fremme.