Hvordan skriver jeg en pressemeddelelse?
En pressemeddelelse er beregnet til at formidle information om en kommende eller igangværende begivenhed eller give en anden form for erklæring til medierne. Når du skriver en pressemeddelelse, skal du huske, at mange mediekilder modtager et stort antal pressemeddelelser hver dag, så det er vigtigt at holde informationen kort, interessant og nøjagtig. Pressemeddelelsen er en krok, og en velskrevet faktuel meddelelse vil skabe positiv reklame. Når du skriver en pressemeddelelse, er det en fremragende idé at tænke dig vej ind i en reporteres sind og sørge for, at de relevante oplysninger tydeligt er skitseret på en måde, der ikke er for overdreven.
Generelle formateringsregler for en pressemeddelelse inkluderer brug af en klart læselig, ren skrifttype som Times New Roman eller Arial, størrelse på passende vis og dobbelt afstand. "PRESSEMEDDELELSE" skal være centreret og skrevet med fed skrift øverst i dokumentet, så et afslappet blik afslører kommunikationens art. En pressemeddelelse skal altid sendes på et virksomheds brevhoved med kontaktoplysninger anført øverst og nederst. Hvis et virksomheds brevhoved ikke er tilgængeligt, skal et firmalogo tilføjes, så dokumentet helt klart er en officiel meddelelse. Pressemeddelelser skal altid kontrolleres for stavefejl og grammatiske fejl for at sikre, at de gør et positivt indtryk på modtageren.
En pressemeddelelse præsenterer bidder med information på en let tilgængelig måde. Pressemeddelelsen skulle føre med en kort overskrift, ligesom overskriften i en avis. Overskriften er en mulighed for at få fat i journalisten og gøre ham interesseret i resten af indholdet. Hold det kort, informativt og interessant. ”Mød den berømte forfatter Howard Zinn i en cocktailreception den 16. december” er ikke en god overskrift, fordi den er for ordlig; ”Du er inviteret til en modtagelse med Howard Zinn” er bedre.
Efter overskriften skal det første afsnit specificere den hurtige, hvem, hvad, hvor, hvornår, og hvordan af pressemeddelelsen. Denne del af pressemeddelelsen er det passende afsnit i vores eksempel til detaljering af, at begivenheden er en cocktail-modtagelse i Hoover-biblioteket tirsdag kl. 19.00. Tiltræk læseren, så han eller hun er interesseret i mere detaljerede, indgår i andet afsnit. I vores eksempel kan andet afsnit specificere Howard Zinns legitimationsoplysninger, årsagen til modtagelsen og andre detaljer, der udskiller rapporten. Til sidst skal du lukke med et kort afsnit, der omslutter udgivelsen og gentager de relevante oplysninger.