Hvordan skriver jeg et forslag brev?

I mange aspekter er det at skrive et forslag brev ligesom enhver anden type virksomhedsskrivning. Klar, kortfattet, nøjagtig skrivning er vigtig for ethvert forretningsdokument. Forretningsforslag kræver dog specifikke komponenter, såsom forslagets følgebrev. Forslagsbrevet, ligesom et CV-brev, fungerer som en høflig introduktion til et givet forslag. At bruge aktiv stemme, følge accepteret forretningskrivetik og vise påskønnelse af læserens begrænsede tid er afgørende for et vellykket svar.

Ofte, når store organisationer sender anmodninger om flere projekter, tjener forslagets følgebrev til at informere læseren, hvilken anmodning om forslag (RFP), som dokumentet reagerer på. Hvis der ikke er nogen eksisterende rapport mellem fagfolk eller virksomheder, fungerer et forslag brev både som en introduktion og en mulighed for at gøre et godt førsteindtryk. Når et forhold allerede eksisterer, kan følgebrevet fungere som en mulighed for at komplimentere, udtrykke påskønnelse eller udvide fortsat god vilje mellem begge parter.

Uanset om der er et forhold mellem parterne eller ej, skal hvert forslag brev følge korrekt forretningsskrivetikette. For eksempel skal dokumentet formateres med korrekte overskrifter, pæne marginer og standard skrifttype eller skrifttype. Det forventes at adressere brevet til den rette kontakt og bruge en professionel hilsen, der er acceptabel for klienternes kultur. Forkerte kontaktoplysninger eller en hilsen, der er for uformel, kan gøre forskellen i, om et forslag til brev læses eller kasseres.

Bortset fra korrekt etikette er tonen i et forslag til brev også vigtig. Formelle, men alligevel personaliserede tilgange fungerer typisk bedst i vestlige kulturer, med nogle forretningsforbindelser, der giver mulighed for en uformel tone. Østlige kulturer foretrækker typisk, selvom ikke altid, en formel, professionel tilgang. Skulle der være tvivl om den rette tone, er en formel og professionel tilgang bedst.

Selvom intet forslag brev vil garantere accept, bruger aktiv stemme og kortfattet skrivning oddsene. Brug ikke to eller tre ord, når det ene er tilstrækkeligt. Korte, enkle sætninger er bedre end lange, komplekse afsnit. Aktiv stemme skildrer klarhed og selvtillid, så undgå "at være" verb i din skrivning. Undgå sætninger som "hvis du vil" eller "kan du foretrække." Vælg i stedet for stærke handlingsverb og direkte opfordring til handling.

Specifikt indhold til et forslag brev varierer for hvert projekt og forretningsforhold. En almindelig fejl, som fagfolk gør ved at skrive forsendelsesbrevet, er at omskifte eller sammenfatte oplysninger indeholdt i de ledsagende dokumenter. Husk, at de fleste forretningsfolk er tidsbegrænsede. Respekter din læsers tid, og gentag ikke blot indholdet af dit forslag. Skriv i stedet dit brev med en ansigt til ansigt introduktion i tankerne: hvad du ville sige, eller hvordan du ville præsentere dig personligt, inden du overleverer et forslag til dokument?