Hvordan skriver jeg almennyttige vedtægter?
Vedtægter er de regler og procedurer, som enhver organisation bruger til at oprette sit bestyrelse, officerer og medlemskab og til at udføre sin operationelle og administrative forretning. Den person eller det udvalg, der er ansvarlig for at skrive ikke-profit vedtægter, skal være bekendt med de statslige krav til dokumentet, samt organisationens overordnede mål og behov. Når du skriver almennyttige vedtægter, skal de adressere alle nødvendige oplysninger, give en klar oversigt for at lede organisationen og være så klar og kort som muligt.
Non-profit vedtægter bør omfatte regler og procedurer for oprettelse af et bestyrelse. Dette vil omfatte hyppigheden og proceduren for valg eller udnævnelse af bestyrelsesmedlemmer, samt længden af deres valgperioder, og hvor mange på hinanden følgende valgperioder, de måtte tjene. Vedtægter skal indeholde oplysninger om, hvordan bestyrelsesmøderne vil blive afholdt, samt det mindste antal medlemmer, der kræves for at være til stede for et afstemningskvorum. Procedurer for fjernelse af et bestyrelsesmedlem skal om nødvendigt fremgå meget tydeligt i vedtægterne. En erklæring, der beskriver grænserne for bestyrelsesmedlemmer, er også en god idé.
Valg af officerer bør også behandles i vedtægterne. Den almennyttige organisation vil identificere, hvilke officerer der er behov for for effektivt at drive forretning og derefter fastlægge regler for valg af officerer og længden af deres vilkår. Hver officers opgaver, ansvar og myndighed skal være bredt men klart defineret. Derudover er det en god ide at medtage en erklæring om, hvilke medlemmer eller assisterende officerer, der har myndighed til at stå i, når en officer midlertidigt er fraværende.
Organisationen bør beslutte, om den vil have et stemmeberettiget medlemskab. Hvis det almindelige medlemskab får beføjelse til at stemme om visse spørgsmål, skal vedtægterne behandle procedurerne for denne afstemning. Dette vil typisk omfatte en definition af, hvem der er medlem, medlemets individuelle rettigheder som en del af organisationen og processen til at afholde møder og stemme om spørgsmål.
Selvom det er vigtigt at overholde alle gældende regler vedrørende almennyttige vedtægter, skal de holdes så korte som muligt og brede nok til at give organisationen en vis fleksibilitet. I stedet for at sige, at bestyrelsen mødes kl. 18.00 den tredje tirsdag i hver måned, er en mere fleksibel erklæring, at bestyrelsen mødes med regelmæssige intervaller, men mindst en gang pr. Kvartal. Dette giver organisationen en vis fleksibilitet til at ændre mødedage og -tider efter behov, men forbliver i overensstemmelse med sine egne vedtægter. Dette er kun et muligt eksempel; Begreberne kortfattethed og fleksibilitet bør generelt gælde, hvor det er muligt.
Når vedtægterne er skrevet, godkendt af bestyrelsen og forelagt de relevante styrende myndigheder, bør de revideres regelmæssigt, måske hvert tredje til femte år. En non-profit organisation i løbet af sin levetid kan ændre retning og fokus, når dens medlemmers behov ændres. Lokale og regionale love vedrørende non-profit vedtægter kan også ændre sig fra tid til anden. Vedtægter skal afspejle og støtte det overordnede formål med organisationen og skal ændres og revideres med jævne mellemrum, når non-profit vokser og modnes. Det er også en god ide at få større ændringer i vedtægterne gennemgået af en erfaren advokat for at sikre overholdelse af alle gældende love.