Hvad er overensstemmende dokumenter?
Overensstemmende dokumenter overholder de vilkår og betingelser, der er forbundet med et kreditbrev, der giver en bank mulighed for at frigive en betaling til en sælger på vegne af en køber. Kreditbrev anvendes til handelstransaktioner, især internationalt, for at lette bevægelsen af midler og tilbyde en vis beskyttelse til begge involverede parter. I henhold til betingelserne, når sælgeren sender varerne til køberen og forbereder dokumentation, kan det fremlægges for banken til betaling. Banken undersøger disse dokumenter for at afgøre, om de er i overensstemmelse, og frigiver en betaling.
Denne proces starter med en aftale mellem køber og sælger, som vil indeholde en detaljeret beskrivelse af de varer, der sælges. Dette bruges i genereringen af kreditbrevet, så banken har noget at sammenligne med de dokumenter, som sælgeren har præsenteret. Når dokumentationen er samlet, skal den være komplet, og den skal matche beskrivelsen af den ordre, som køberen har givet banken. Uoverensstemmelser kan resultere i et afslag og ingen betaling for sælgeren.
Banker har en tendens til at være meget forsigtige, når de undersøger dokumentation, fordi de ønsker at give en garanti til køberen, at betaling ikke udstedes for en fejlagtig forsendelse. Dette kan undertiden resultere i afvisning af relativt mindre grunde. F.eks. Kan en tekstilordre beskrive en stoffarve som "laks" i dokumenter, der sendes til banken, mens sælgeren beskriver den som "lyserød." Banken kan beslutte, at ordren ikke længere er kompatibel, og den vil tilbageholde betaling.
Før sælgere sender en pakke information til banken, kan de kontrollere for uoverensstemmelser, der kan få en bank til at afvise betaling. Overensstemmende dokumenter skal beskrive forsendelsen nøjagtigt og korrekt uden forfalskninger. Sælgere kan se den originale salgsaftale for at sikre sig, at de sender det, køberen bad om, og for at kontrollere for små varianter, der kan forårsage et problem med betalingsbehandlingen. Hvis banken beslutter, at sælgeren ikke har forelagt kompatible dokumenter, er det nødvendigt at behandle transaktionen igen.
Udtrykket "kompatible dokumenter" bruges også på flere andre måder. Rejsende er nødt til at vedligeholde kompatible dokumenter for at krydse grænser, for eksempel med alle nødvendige funktioner for at bestå toldinspektion. Disse kan omfatte et klart fotografi, detaljerede demografiske oplysninger og passende frimærker og påtegninger. Dokumenter kan også være nødt til at overholde koder og protokoller, der er oprettet af et agentur for at blive accepteret til aktiviteter som at ansøge om tilskud.