Hvad er konferencetjenester?
Konferencetjenester inkluderer booking af konferencer, møder eller andre begivenheder samt planlægning og levering af de tjenester, der er nødvendige for, at disse begivenheder skal få succes. Konferencetjenester omtales også ofte som mødestyring, begivenhedsstyring, begivenhedsplanlægning eller begivenhedsmarkedsføring. Konferencetjenester ledere kaldes også møde- eller begivenhedsplanlæggere. Konferencetjenester varierer afhængigt af begivenheden, men inkluderer typisk budgettering, logiarrangementer, catering og audio-visuelt udstyr og support.
Der er to brede kategorier af konferencetjenester: dem, der administreres af interne mødeplanlæggere, og dem, der administreres af tredjepartsplanlæggere. Internt mødeplanlæggere er ansatte på anlægget, der er vært for begivenheden. Normalt vil gruppekontakten, medlemmet af gruppen, der er ansvarlig for at træffe alle nødvendige arrangementer, på forhånd beslutte, hvilken facilitet der skal bruges til begivenheden og kontakte sine ejere direkte. En konferencetjenesteleder er then tildelt fra denne facilitet. Udenfor eller tredjepartsselskaber ansættes, når en gruppe ikke har valgt et bestemt sted. Gruppekontakten leverer en liste over krav, og Conference Services Company vil begynde at foreslå passende faciliteter og fungere som en formidler mellem gruppen og webstederne.
Konferencetjenester, der kræves til enhver begivenhed, inkluderer logi og spisning. Af denne grund er konferencer ofte vært for hoteller med konferencefaciliteter på stedet. Disse inkluderer normalt store og små mødelokaler, computerlaboratorier, en balsal og audiovisuelle kapaciteter til højttalere eller præsentationer. Måltider håndteres normalt af anlæggets egen mad- og drikkevareafdeling. Disse konferencetjenester administreres alle af personale på stedet og koordineres af Conference Services Manager, der træffer alle de nødvendige arrangementer, når de informeres af gruppen af Tarving behov.
Forvaltere i tredjeparts-konferencetjenester tilbyder forslag til et sted til konferencen og koordinerer derefter alle ekstra tjenester, hvis de ikke tilbydes af denne facilitet, såsom catering og hotelreservationer. Denne type konferenceplanlægning er almindelig med grupper, der er for stor til at blive indkvarteret af et enkelt hotel, eller for grupper, der ønsker, at en tredjepart skal hjælpe dem med at forhandle den bedste sats. Konferencetjenester inkluderer også planlægningen af enhver rekreation, som gruppen måtte ønske under deres ophold.
Valg af en konferencefacilitet gennemføres bedst ved at undersøge gruppens behov og hvad de søger at opnå under deres begivenhed. Typiske konferencer inkluderer messer, virksomhedsuddannelsesprogrammer eller årlige prisceremonier. Mange hotelkonference -tjenester planlægger også bryllupper eller små familiebegivenheder. Målet med at ansætte fagfolk i konferencen er at sikre, at alle gruppens behov imødekommes, og at begivenheden går glat uden at skulle bekymre sigSelv om detaljerne.