Hvad er konferencetjenester?
Konferenceydelser inkluderer booking af konferencer, møder eller andre begivenheder samt planlægning og levering af de tjenester, der er nødvendige for at disse begivenheder skal være vellykkede. Konferenceydelser omtales også ofte som mødeledelse, event management, eventplanlægning eller event marketing. Konference servicesledere kaldes også møde- eller begivenhedsplanlæggere. Konference tjenester varierer afhængigt af begivenheden, men inkluderer typisk budgettering, logi, catering og audiovisuelt udstyr og support.
Der er to brede kategorier af konferenstjenester: dem, der administreres af interne mødeplanlæggere, og dem, der administreres af tredjepartsplanlæggere. In-house mødeplanlæggere er ansatte på anlægget, der er vært for begivenheden. Normalt vil gruppekontakten, medlemmet af gruppen, der er ansvarlig for at træffe alle nødvendige arrangementer, på forhånd beslutte, hvilken facilitet der skal bruges til arrangementet og kontakte dens ejere direkte. En konferenceservicemanager tildeles derefter fra denne facilitet. Udenrigs- eller tredjepartsvirksomheder ansættes, når en gruppe ikke har valgt et bestemt sted. Gruppekontakten leverer en liste med krav, og konferenceserviceselskabet vil begynde at foreslå passende faciliteter og fungere som formidler mellem gruppen og webstederne.
Konferenceydelser, der kræves til hver begivenhed, inkluderer logi og spisning. Af denne grund hostes konferencer ofte af hoteller med konferencefaciliteter på stedet. Disse inkluderer normalt store og små mødelokaler, computerlaboratorier, en balsal og audiovisuelle muligheder for højttalere eller præsentationer. Måltider håndteres normalt af anlæggets egen mad- og drikkevareafdeling. Disse konferenstjenester administreres alle af on-site personale og koordineres af konferenceservicechefen, der træffer alle de nødvendige arrangementer, når de informeres af gruppen om deres behov.
Tredjeparts konferenceserviceadministratorer tilbyder forslag til et sted for konferencen og koordinerer derefter alle yderligere tjenester, hvis de ikke tilbydes af denne facilitet, såsom catering og hotelreservationer. Denne type konferenceplanlægning er almindelig med grupper, der er for store til at rumme et enkelt hotel, eller for grupper, der ønsker, at en tredjepart skal hjælpe dem med at forhandle den bedste pris. Konferenceydelser inkluderer også planlægning af enhver rekreation, som gruppen måtte ønske sig under deres ophold.
Valg af en konferencefacilitet opnås bedst ved at undersøge gruppens behov og hvad de søger at opnå under deres begivenhed. Typiske konferencer inkluderer messer, virksomhedsuddannelsesprogrammer eller årlige priser. Mange hotelkonference-planlæggere planlægger også bryllupper eller små familiebegivenheder. Målet med at ansætte fagfolk i konferenceydelser er at sikre, at alle gruppens behov imødekommes, og at begivenheden går glat uden at skulle bekymre sig om detaljerne.