Hvad administreres udskrivningstjenester?

Administrerede printtjenester henviser til outsourcing af dokumentudskrivning eller outsourcing af dokumentudskrivningsmaskiner. Dette kan arrangeres på en række måder, herunder off-site-udskrivning, et centraliseret on-site-udskrivningsområde, flere decentrale on-site-områder eller en kombination af de to sidste. Fordelene ved administrerede printtjenester inkluderer reduktion af medarbejderarbejde og reducerede omkostninger.

Når de fleste mennesker tænker på administrerede udskrivningstjenester, er de maskiner, der først kommer op i tankerne, kopimaskiner og printere, fordi dette er de værktøjer, der oftest bruges til at fremstille trykte dokumenter. Afhængig af organisationens størrelse kan det være nødvendigt med en printer eller mange, og det kan være nødvendigt, at disse enheder udskrives i enten farve eller sort / hvid. Det samme gælder kopimaskiner. I nogle tilfælde er dobbeltformålsmaskiner eller endda flerbruksmaskiner, der indeholder muligheder som scanning eller faxning, muligvis det bedste valg for et firma.

Det kan være ekstremt dyrt at købe disse maskiner. Nogle virksomheder synes det er mere omkostningseffektivt at lease de udskrivningsmaskiner, de har brug for. Flere virksomheder tilbyder denne type tjenester til forskellige priser.

Uanset om virksomheden ejer eller lejer maskinerne, vil kopimaskiner og printere stadig kræve regelmæssig service for at holde dem kørende og kan også have brug for nødhjælp til specifikke fejl eller hændelser. Mange af de samme virksomheder, der tilbyder leasingaftaler, tilbyder også disse typer tjenester baseret på en årlig eller flerårig kontrakt. Sådanne kontrakter kan omfatte levering af et bestemt antal tonerkassetter pr. Periode og vil sandsynligvis omfatte et fast antal hændelsesopkald samt regelmæssigt planlagte serviceaftaler.

Brug af sådanne tjenester tjener flere formål. Serviceomkostninger i henhold til en kontrakt reduceres normalt markant fra de satser, der opkræves for et enkelt opkald uden for en kontrakt. De fleste administrerede udskrivningstjenestekontrakter angiver et vindue, inden for hvilket service-respons skal foretages. Dette hjælper med at reducere udstyrets nedetid. At have et servicevirksomhed på vagt forhindrer også, at medarbejdere, der ikke kender udstyret, skal prøve at få det op igen og køre.

I større virksomheder kan administrerede udskrivningstjenester betyde et centralt udskrivningsområde på eller uden for stedet. Dette kan omfatte flere kopimaskiner eller printere, der drives af et dedikeret personale. Sådanne centre kan også tilbyde yderligere tjenester, såsom udskrivning i storformat, limning og beskæring. Oftest er denne type center beregnet til større job og køres sammen med et antal printere eller kopimaskiner, der er tilgængelige i hele bygningen til små job.