Hvad er åbne transaktioner?
Åbne transaktioner er enhver form for finansielle aktiviteter, der ikke anses for at være helt afviklet ved udgangen af en specificeret regnskabsperiode. Forretningsforretninger af denne type forbliver åbne, indtil de endelig er afsluttet fuldt ud i en senere periode. Da mange typer virksomheder opererer med en proces, der skaber udestående transaktioner, der kan forblive ukontrollerede i en periode på flere uger eller endda længere, giver de fleste regnskabssystemer nogle muligheder for at spore eb og flow i åbne transaktioner som en del af indsamlingsprocessen, og for at følge med i, hvilken type indkomst der kan genereres i en eller flere kommende perioder.
En af de nemmeste måder at forstå åbne transaktioner er at overveje køb af varer eller tjenester fra et selskab, hvor gælden ikke afvikles straks ved, at køberen byder en kontant betaling på købstidspunktet. I denne type indstilling udsteder sælgeren normalt en faktura til køberen, der derefter har et vist antal kalenderdage til at overføre betalingen fuldt ud. Under forudsætning af, at transaktionen finder sted midt i en regnskabsmåned og betingelserne for betalingen er 30 dage, kan køberen ikke overføre betaling i den aktuelle regnskabsmåned. Når dette er tilfældet, identificeres transaktionen som åben eller udestående, når den regnskabsmåned lukkes.
Næsten enhver virksomhed, der ikke er afhængig af øjeblikkelige betalinger for varer eller tjenester, vil have åbne transaktioner, der skal indregnes i virksomhedsregnskabsregistret. Aldringsprocessen hjælper med at holde trit med status på disse åbne transaktioner og giver mulighed for at afgøre, om en bestemt transaktion forbliver åben i en usædvanlig periode. For eksempel, hvis aldring på en bestemt faktura nu er på 45 dage, og at kunden normalt betaler inden for 28 til 30 dage, kan virksomheden indlede kontakt med kunden for at sikre, at fakturaen blev modtaget. Fra dette perspektiv gør overvågning af status for åbne transaktioner det lettere at styre indsamlingsindsats og rette tilsyn eller andre problemer, der kan forsinke modtagelsen af betalinger fra kunder.
Håndtering af mængden af åbne transaktioner er meget vigtig for den økonomiske stabilitet i enhver virksomhed. For at sikre, at der konstant modtages nok indtægter til at imødekomme selskabsgæld, vil virksomheder ofte arrangere faktureringsprocesser for at give rig mulighed for kunderne til at overføre betalinger så hurtigt som muligt. Noget så simpelt som at vide, hvilke dage i måneden en kunde afsætter til at skære kontroller for udestående fakturaer og tidspunktet for levering af en faktura til denne kunde kan hjælpe med at forkorte omdrejningen mellem fakturering og betalingsmodtagelse, en strategi, der også hjælper med at holde nummeret og monetær værdi af åbne transaktioner inden for et acceptabelt interval.