Hvad er procedurer for indkøb?
Hver organisation, der køber varer eller tjenester, har standardprocedurer for indkøb , de metoder, de bruger til at erhverve disse ting. Disse procedurer dækker alle aspekter af indkøbscyklussen, herunder valg af leverandør, kontraktforhandlinger, ordreplacering og betaling. Alle virksomheder har indkøbsprocedurer, og de bruges til at kontrollere udgiftsaktivitet, sikre, at passende godkendelser er på plads og reducere risikoen for overbetaling. Indkøb eller køb af aktiviteter omfatter al udgiftsaktivitet ekskl. Lønningslister og udgør ofte mere end 50 procent af alle udgifter.
Den primære drivkraft for udviklingen af indkøbsprocedurer er at kontrollere alle udgifter. De faktiske anvendte procedurer kan variere lidt, men vil være ens. En passende godkendelsesproces involverer normalt en adskillelse af opgaver og involvering af seniorledere til transaktioner, der koster mere end en bestemt pris. En anden standard indkøbsprocedure er at begrænse adgangen til indkøbsordreskemaerne og kræve underskrevet tilladelse fra en anden leder end den person, der bruger varerne. Denne adskillelse af varemodtageren og godkendelsen er designet til at sikre, at en seniormedarbejder er opmærksom på ordren og kan bekræfte, at materialerne er påkrævet og vil blive brugt til det rette formål.
En anden almindelig indkøbsprocedure er at oprette en kort liste over forudgående godkendte leverandører til specifikke varer. Sælgere føjes til listen gennem en budproces, der udføres planlagt. Denne proces er designet til at være gennemsigtig og give virksomheden en mulighed for at opnå rabatter i pris, opfylde kvalitetsstandarder og for at sikre levering af aktualitet.
Risici for en virksomhed uden ordentlige indkøbsprocedurer er overskydende, manglende opnåelse af god værdi og købssvindel. Mange mennesker, der ikke har nogen regnskabs- eller indkøbsuddannelse, forkerer trinnene, der er involveret i en indkøbsanmodning. Disse processer er imidlertid designet til at spare både tid og penge.
Andre almindelige indkøbsprocedurer inkluderer indstilling af værditærskelværdier, der udløser forskellige indkøbsaktiviteter. F.eks. Kan køb, der koster mere end et bestemt beløb, kræve, at en indkøbsordre godkendes af to forvaltningsniveauer. En indkøbsordre til en meget højere pris kan muligvis kræve, at der fremsættes et forslag.
I nogle tilfælde kan virksomheder muligvis være forpligtet til at forsvare deres indkøbskontrakter. Hvis en sælger, der deltog i budprocessen, føler, at de ikke fik en rimelig mulighed for at konkurrere, kan en retssag indgives. Kontraktsret er en kilde til meget juridisk aktivitet, og virksomheder med stærke indkøbsprocedurer er i den bedste position til at forsvare deres forretningsbeslutninger.