Hvad er forslag breve?
Forslagsbrev er følgebrev, der er inkluderet i forretningsforslag til at introducere folk til arten af forslaget og det selskab, der fremsætter forslaget. Som andre typer følgebrev er forslagsbrev designet til hurtigt at gøre læseren bekendt med de nødvendige oplysninger, samtidig med at de overbeviser læseren om, at brevets forfatter er det bedste valg til jobbet. I nogle tilfælde skal et forslag til brev følge et specifikt format og stil, mens det i andre tilfælde kan have mere fri form.
Et typisk forslag brev indeholder en kort drøftelse af det problem, forslaget er beregnet til at tackle, og en oversigt over de vigtige oplysninger i forslaget. Forslagsbreve inkluderer normalt tids- og omkostningsoverslag sammen med en kort forklaring af, hvordan forslaget fungerer. Forslagsbrevet kan også specificere erfaringer, kvalifikationer og certificeringer af den person eller virksomhed, der leverer forslaget, og det kan også omfatte virksomhedshistorie og baggrundsinformation. I hele dokumentet har dokumentet en overbevisende tone, der er designet til at tilskynde læseren til at gennemgå det vedlagte forslagsmateriale.
Der er en række sammenhænge, hvor et forslag kan skrives. Når et firma eller agentur sender en anmodning om forslag (RFP), skriver folk, der reagerer på RFP, normalt forslag med deres indlæg. En RFP inkluderer normalt retningslinjer for forslag, der giver folk en god idé om, hvad der skal inkluderes i et forslag, der spænder fra forfatterens kvalifikationer til et skøn over de udgifter, der vil blive involveret. Opslagsbøger, der giver information om forretningskorrespondance, har ofte flere eksempler på forslag, så læserne kan gøre sig bekendt med at skrive forslag, før de formelt skal skrive et forslag.
Nogle af forslagene er uopfordrede. Virksomheder kan bruge forslag til at sælge deres produkter til potentielle nye kunder, fordi kommunikation pr. Post kan være billig og meget omkostningseffektiv. For eksempel kan en producent af kontorsoftware sende en massemails til mange kontorer og i det mindste forudse en vis interesse fra virksomheder, der vil svare med ordrer eller anmodninger om mere information. Det uopfordrede brev er tilbøjelig til at være mere generisk, så det kan sendes til mange mennesker.
Det kan være vanskeligt at komme med en forslagskabelon, der kan bruges til at svare på en anmodning om forslag, fordi hver anmodning og hvert forslag kan være meget forskellige. Der kræves typisk en hel del forskning for at få forslaget sammen, og sproget skal specifikt tilpasses læseren. Det kan dog hjælpe med at samle en grundlæggende oversigt, der bruges til at skrive forslag, for at sikre, at alle nødvendige aspekter af et forslag er fuldt ud dækket. Virksomheder bør også opbevare kopier af gamle forslag og brev med notater om dem, der er succesrige, så de kan bruges i udviklingen af fremtidige forslag.