Hvad er referencebetingelser?
"Henvisningsbetingelser" henviser til samlingen af grundlæggende koncepter, der hjælper med at definere årsagen til implementeringen af en eller anden form for projekt eller program. Typisk vil betingelserne dække alle de grundlæggende aspekter, der er relateret til projektet, inklusive baggrunden og historien, der førte til oprettelsen af projektet, definere dets mål, og i nogle tilfælde redegøre for, hvordan det ultimative formål med projektet skal nås. I denne forstand giver referencebetingelserne en plan for projektet, der giver indsatsen noget stof og form, skønt der normalt er forventninger om, at projektet vil opleve en vis vækst og ændringer undervejs.
De nøjagtige elementer, der identificeres som referencerammer, vil variere noget fra et projekt til et andet. Da et projekt kan være en løbende indsats eller noget, der er af relativt kort sigt, vil omfanget af aktiviteter, der er omfattet af disse betingelser, også variere. Uanset om projektet består af noget, der ikke kræver mere end et par udvalgsmøder eller involverer dannelse af en taskforce, der fungerer i flere år, er der et par basale elementer, der sandsynligvis vil blive inkluderet.
Grundlaget for referencerammen er definitionen af, hvorfor projektet implementeres i første omgang. Dette betyder normalt at artikulere baggrunden og historien, der fører op til beslutningen om at danne udvalget eller taskforcen. Sammen med at skabe dette fundament, vil forretningsbetingelserne også omfatte udvikling af specifikke mål og målsætninger, som udvalget vil søge at nå som en del af sit arbejde. Inden for rammerne af at definere disse mål findes der ofte oprettelse af visioner og missionerklæringer, der hjælper med at give en vis grad af fokus og form til det løbende arbejde for udvalgets medlemmer.
Henvisningsbetingelserne vedrører også andre faktorer, der er nøglen til projektets succes. Dette inkluderer identifikation af, hvem der vil være involveret i selve projektet, både med hensyn til aktivt at deltage i udvalget, og hvem der vil tilbyde støtte til det udvalg. Identificering af de ressourcer, der er nødvendige for at nå målene, er også en væsentlig komponent i referencebetingelserne. Dette inkluderer ressourcer som økonomi, arbejdskraft og endda materialer, der kræves for at nå de ønskede mål.
En sidste komponent i referencebetingelserne har at gøre med oprettelsen af en tidslinje til afslutning af væsentlige opgaver relateret til projektet. Idéen er at skabe et middel til at måle projektets fremadgående bevægelse gennem udvalgets medlemmer. Når det tages som en helhed, hjælper referencebetingelserne med at besvare spørgsmålene om, hvorfor projektet finder sted, hvad det håber at nå, hvordan målene nås, og selv når specifikke opgaver, der er relevante for den endelige succes, vil blive afsluttet.