Hvad er fordelene ved videokonferencer?
De største fordele ved videokonferencer er effektivitet og omkostninger. På en videokonference behøver ingen at rejse længere end deres computerskærm. Deltagerne kan logge på hvor som helst, og alt hvad der normalt kræves er grundlæggende computerteknologi og en slags videokonference-software. Omkostningsbesparelserne er normalt enorme. Udgifterne til rejse og tabt tid i transit bevares ikke kun, men konferencelokaler behøver ikke lejes, reserveres eller vedligeholdes.
Efterhånden som Internettet er blevet mere allestedsnærværende, er brugen af videokonferencer online blevet stadig mere populær i erhvervslivet. Videokonferencer giver virksomheder, organisationer og andre handelsgrupper mulighed for at udsende deres konferencer online i realtid. Dette giver mulighed for meget mere robust deltagelse, både fra deltagere, der er placeret fjernt, såvel som de lokale deltagere, der måske ikke har tid til at forlade deres kontorer eller rejse over byen.
Videokonferences tidlige dage blev markeret af videokomponenter til ellers virkelige konferencer. Fordelene ved denne type videokonferencer forbliver gyldige og er stadig i brug i dag. Mange større konferencer er simulcast eller webcast i streamingversioner online for at tillade fjerndeltagelse. Deltagere, der ser disse online videokonferencer, kan normalt deltage ved at e-maile en moderator eller gennem interaktive chatfunktioner på videokonferencesite.
Fordelene ved videokonferencer er kun blevet udvidet med skiftende teknologi. Mens webcasts stadig er almindelige måder at bruge videokonferensteknologi til at integrere fjerndeltagere, bruges teknologien også til at sammenkæde udelukkende eksterne deltagere. En af de største fordele ved videokonferencesoftware i dag er muligheden for at være vært for eksklusivt onlinemøder og konferencer.
Videokonferencesystemer er ikke generelt komplekse, og relativt lidt videokonferenceudstyr er nødvendigt for at være vært for et vellykket møde online. Alt, hvad der normalt kræves, er en internet-klar computer, et webkamera og en form for videokonferencesoftware. Der er normalt et stort antal softwarepakker at vælge imellem, fra gratis webbaserede programmer til mere sikre, adgangskodebeskyttede applikationer. Nogle konferenceprogrammer er i stand til at omdanne mobiltelefoner til mobile kontorer, og de fleste giver adgang til overalt, hvor der er en internetforbindelse.
En af de vigtigste fordele ved videokonferencer er muligheden for hurtigt at samle folk fra en række forskellige steder og tidszoner. De fleste softwareprogrammer skaber et virtuelt "mødelokale", hvor deltagerne kan logge på, aktivere deres webkameraer og deltage og interagere med hinanden, som om de alle var i samme rum. Videokonferencer kan designes som rundbordssamtaler eller som præsentationer af en eller flere personer. Det meste af tiden kan deltagerne synligt chatte med hinanden gennem video og er ikke henvist til chatrum eller e-mail-korrespondance. Deltagerne kan også nemt uploade og downloade dokumenter i løbet af en videokonference.
En anden fordel ved videokonferencer er den klare evne til at arkivere sager. Det meste af tiden kan videokonferencer gemmes, sikkerhedskopieres og gennemgås på et senere tidspunkt. Dette gør det muligt for virksomheder at have en fortegnelse over alt, hvad der blev foretaget eller besluttet på et møde uden at skulle udpege en deltager som sekretær eller optager.
Flere og flere virksomheder vælger videokonferencer frem for traditionelle konferencer, både som en måde at spare penge og som et middel til at øge medarbejdernes produktivitet. Med dette er flere mennesker ofte i stand til at deltage, til en lav eller ingen pris for nogen. Selvom der går noget tabt i mangel af ægte ansigt til ansigt møder, for virksomheder med kontorer i flere byer eller endda flere lande, er fordelene ved videokonferencer svære at slå.