Hvad er fordelene ved et digitalt arkivsystem?
Fordelene ved et digitalt arkiveringssystem er adskillige og inkluderer reducerede omkostninger for virksomheden, fordele for miljøet og øget lethed med at sortere og finde og flytte dokumenter. Den indledende proces med at oprette et digitalt arkiveringssystem kan være lidt mere udfordrende, men mange kontorer finder ud af, at et papirløst kontor eller endda et semipapirløst kontor er gavnligt for virksomheden over tid. En anden af fordelene ved et digitalt arkiveringssystem som dette er, at det giver kontoret mulighed for at operere i et mindre miljø, fordi der ikke kræves meget plads til opbevaring af dokumenter i et papirarkiveringssystem.
Et digitalt arkiveringssystem, hvor papirdokumenter enten scannes til en computer eller blot oprettes på computeren i første omgang, kan etableres i mange forskellige kontormiljøer. Dokumenter kan udskrives om nødvendigt, f.eks. Til at blive sendt til en klient, men ellers kan kontoransatte få adgang til dokumenterne på computeren uden at skulle spilder papir. At skære ned på papir- og printerbrug kan spare virksomheden meget penge. Derudover er det meget mere fordelagtigt for miljøet; selv hvis et kontor genanvender det meste af papiret, skaber produktionen af papir stadig miljøet.
Opbevaring af et digitalt arkivsystem foregår udelukkende på harddiske. Dette gør det muligt at lagre tusinder af dokumenter i et lille område, hvilket sparer værdifulde kontorlokaler. Harddiske fortsætter med at stige i lagringsstørrelse, mens de mindskes i fysisk størrelse, hvilket er endnu en fordel. Derudover kan kopier af dokumenter sikkerhedskopieres på adskillige andre harddiske på separate steder til sikkerhedsmæssige formål, og de kan gøres mere sikre ved hjælp af værktøjer som adgangskoder og kryptering. Søgning og trækning af dokumenter bliver meget lettere.
Det tager typisk kun et par minutter at udføre en søgning på en harddisk. Dokumentet kan derefter nemt få adgang til og ændre, e-maile eller udskrive efter behov. Nogle virksomheder finder ud af, at de ikke kan gå helt papirløse, men endda at skære ned på papiranvendelsen, såsom at bruge et digitalt arkiveringssystem til at gemme nyere dokumenter, kan gøre en forskel. Kontorer, der ønsker at implementere et digitalt arkiveringssystem, bliver nødt til at få yderligere værktøjer, såsom scannere, og det kan tage en betydelig mængde tid at konvertere dokumenter til digitale formularer, men når systemet først er konfigureret, bliver det relativt let at vedligeholde.