Hvad er de bedste tip til etikette til konferenceopkald?
Et konferenceopkald kan være lidt vanskeligere at gennemføre end et typisk møde i et konferencelokale; der er ingen interaktioner ansigt til ansigt, ingen visuelle signaler til at læse og ingen måde at vide, hvem der taler andet end stemmegenkendelse. Når man deltager i et konferencesamtale, er det derfor nødvendigt at udøve en rigtig mødetikette, der involverer alt fra hvor man sidder, når man tager opkaldet, til hvordan man adresserer andre deltagere i opkaldet. At være nøje opmærksom på korrekt etikette til konferenceopkald kan hjælpe den, der ringer, undgå pinlige fejltagelser og i stedet hjælpe med at køre et glat, effektivt møde.
Arrangøren af opkaldet skal starte mødet til tiden og med introduktioner hele vejen rundt. Etikette til konferencesamtaler dikterer, at hver person på opkaldet skal genkendes og introduceres, så alle deltagere er fortrolige med hinanden og kan høre hinanden. Det kan være nyttigt at e-maile eller på anden måde cirkulere en mødedagsorden til alle deltagere med navnene på alle på opkaldet. Mødet skal starte til tiden. Et konferenceopkald, med andre ord, skal køres lige så professionelt som et ansigt til ansigt-møde, og arrangørerne skal være lige så godt forberedt, som de ville være personligt.
At overholde etiketten til konferenceopkald angående baggrundsstøj er måske det vigtigste aspekt af selve opkaldet. Man skal undgå at tale i en mobiltelefon, da modtagelsen kan forårsage et klarhedsproblem og afhente ved distraherende baggrundslyde. Hver opkalder skal deltage i opkaldet fra et stille rum med ringe eller ingen distraktioner. Hvis man tager opkaldet derhjemme, skal man sikre sig, at han eller hun ikke bliver afbrudt af familiemedlemmer, kæledyr eller andre distraherende interaktioner og støj. Sådanne lyde kan distrahere alle deltagere og forhindre, at mødet skrider frem. Undgå også at skabe unødvendige lyde, såsom at tappe på en blyant, tygge på mad eller bevæge sig rundt i høje stole.
Da ingen på konferencesamtalet vil se hinanden, dikterer etiketten for konferencesamtaler, at hver taler identificerer sig selv, før han taler. Dette undgår forvirring blandt gruppen af opkaldere og giver hver deltager mulighed for at tage nøjagtige notater om hvad der blev sagt og af hvem. En tilfældig stemme, der taler uden identifikation, kan være foruroligende og forvirrende for andre talere, og det at identificere sig selv på et konferencesamtale er beslægtet med at skabe øjenkontakt under et møde ansigt til ansigt.