Hvad er de bedste tip til sporing af arbejdsordrer?

Hver virksomhed, der tager ordrer fra kunder, skal have et system til sporing af arbejdsordrer. Implementering af denne type system hjælper med til at sikre, at arbejdet er afsluttet, og at intet falder gennem revnerne. De bedste tip til sporing af arbejdsordrer er at kortlægge hele arbejdsordreprocessen fra begyndelse til slutning, sætte systemer på plads til at håndtere hvert af trinnene i processen og at tildele enkeltpersoner ansvaret for hvert trin i arbejdsordreprocessen og system. Endelig er virksomheden nødt til at vælge, om et manuelt sporingssystem til arbejdsordre eller et softwareprogram er en bedre mulighed.

For at bruge et arbejdsordresporingssystem skal ejeren af ​​virksomheden og de ansatte bruge tid på at kortlægge hvert trin i processen. For eksempel, hvis et vindueinstallationsfirma modtager et telefonopkald fra en klient for at planlægge en estimataftale og derefter tildeler receptionisten dette til en af ​​repræsentanterne i kalendersystemet, er dette de to første trin i ordrensporingssystemet. Hvert trin, uanset hvor lille, skal tegnes som en del af arbejdsordresporingssystemet.

Når hvert trin er kendt, kan det besluttes, hvordan hvert trin skal håndteres. Nogle virksomheder vælger et softwaresystem, der linker til sit websted, så kunderne kan planlægge deres egne aftaler. Systemet tildeler automatisk arbejdsordren til repræsentanten. Når repræsentanten går ud for at afslutte jobbet, bruger han eller hun en håndholdt enhed til at logge på forløbet af arbejdet, og virksomhedens server opdateres, at arbejdet er afsluttet, og fakturaen genereres og sendes til klienten.

Uanset om systemet er automatiseret eller manuelt, skal enkeltpersoner tildeles for at være ansvarlige for hvert trin i arbejdsordreprocessen. Selv et system, der er fuldstændigt automatiseret, har problemer, og der laves fejl. En person skal have til opgave at med jævne mellemrum kontrollere systemets forløb - det være sig dagligt, ugentligt, en gang om måneden eller kvartalsvis.

Arbejdsordresystemer bør også kontinuerligt evalueres for måder at finpusse det for at gøre det hurtigere og mere effektivt. Efter en evaluering kan det bestemmes, at et trin kan fjernes, eller at der skal tilføjes et trin til arbejdsordresporingssystemet for at forbedre det og gøre det bedst, det kan være.