Hvad er de forskellige administrative assistentansvar?
En administrativ assistent kan arbejde direkte under en senior administrator, eller hun kan arbejde som assistent for et team af administratorer. Denne position findes i mange felter og industrier, fra militæret til arkitektonisk design. Administrationsassistentansvar inkluderer ofte gejstlige opgaver, men kan involvere mere specialiserede opgaver i visse brancher.
At tilbringe meget tid på computeren er ofte en del af en administrativ assistents job. Det er sandsynligt, at hun vil skrive en masse. De dokumenter, hun måtte skrive, kan indeholde rapporter eller korrespondance fra en højtstående administrator til en tredjepart. Nogle gange kan hun skrive fra kladder eller notater, der er leveret til hende. På andre tidspunkter kan det være nødvendigt, at hun selv skriver materialerne.
Administrationsassistentansvar kan også omfatte revision af arbejde, der er produceret af andre. Nogle senioradministratorer kræver, at deres administrative assistenter læser igennem dokumenter og rapporter, der er skrevet af andre ansatte. Det kan være nødvendigt, at den administrative assistent fremhæver fejl eller områder, hvor sproget er for teknisk for et generelt publikum.
Besvarelse af forespørgsler, forespørgsler og klager kan også være på listen over administrativt assistentansvar. Senioradministratorer er ofte for travlt til at kommunikere med alle, der har brug for opmærksomhed. Deres assistenter aflaster dem typisk for disse byrder ved at svare på e-mails, screene opkald og læse deres mail.
Planlægning er en anden opgave, der ofte er tildelt en administrativ assistent. Mange senioradministratorer stoler på deres assistenter for at holde dem organiserede. Assistenten er ofte den, der planlægger møder, aftaler og interviews. Selvom den øverste administrator er hendes overordnede, kan assistenten muligvis kraftigt foreslå, at visse aktiviteter udføres på et bestemt tidspunkt eller udsættes til et senere tidspunkt.
Da en ledende administrator ikke kan være overalt, hvor hun har brug for, kan administrativ assistentansvar omfatte at fungere som en erstatning. Det er almindeligt, at administrative assistenter kræves at deltage i møder og orientere den øverste administrator derefter. Assistenten kan også være nødt til at møde visse kunder eller forretningspartnere. Hun kan have beføjelse til at tage nogle beslutninger på sin overordnede vegne, eller hun kan simpelthen være pålagt at videresende diskussionens højdepunkter.
En administrativ assistent kan også opleve, at hun er nødt til at forske meget. Dette kan være en regelmæssig del af hendes opgaver eller en lejlighedsvis anmodning. Senioradministratorer er ofte ansvarlige for forskellige rapporter, projekter og forslag, der skal afsluttes inden for visse frister. Det kan være umuligt for dem at samle al den information, de har brug for, og at komponere de krævede materialer.
Andet ansvarligt administrativt ansvar kan virke som menial opgaver. Når der er bestyrelsesmøder, kan en administrativ assistent muligvis arrangere frokost. Hun kan blive bedt om at lave eller medbringe kaffe, når det er nødvendigt. Opgaver som at gå til postkontoret, underskrive for levering og arkivering kan også tildeles hende.