Hvad er de forskellige metoder til organisering af papirarbejde?
Der er flere metoder til organisering af papirarbejde, afhængigt af den type oplysninger, man prøver at administrere. For eksempel kan nogle mennesker have brug for hjælp til at håndtere de mail og diverse papirer, der finder vej ind i deres hjem hver dag. Andre har et uorganiseret hjemmekontor med en forvirrende blanding af vigtigt papirarbejde og unødvendig rod. Stadig andre individer kan have deres papirer organiseret pænt, men mangler simpelthen lagerplads til at holde dem ude af vejen. Der er praktiske løsninger til hver af disse typer problemer. Mange mennesker finder ud af, at den bedste mulighed er en kombination af sortering, rensning, arkivering og opbevaring.
Organisatoriske eksperter har ofte bestemte regler for organisering af papirarbejde eller papir-tæmning . F.eks. Anbefaler nogle fagfolk, at du prøver at røre ved et stykke papir så få gange som muligt, når du håndterer det. Mange mennesker foreslår at åbne daglig mail straks og derefter beslutte, om de skal kasseres eller arkiveres, snarere end at lægge den i en diverse bunke, der skal behandles senere. Regninger, der skal betales, kan organiseres i henhold til forfaldsdato, og det kan være nyttigt at bruge en betalingskalender eller påmindelsessystem til at hjælpe med at undgå sene betalinger.
Organisering af papirarbejde dagligt ved hjælp af nogle værktøjer kan hjælpe nogen med at undgå at lade rodet bygge sig op. Genstande, der kan være nyttige ved håndtering af papirer, inkluderer kurve eller bakker til indgående post, samt papirkurven og genbrugsbokse til kassering af uønskede dokumenter. Små permer eller arrangører kan også være nyttige til ting, som folk medbringer regelmæssigt. F.eks. Kunne folk, der bruger kuponer, når de handler, drage fordel af en bærbar arrangør af trekkspil.
Når man forsøger hjemmekontororganisation, foretrækker mange mennesker at organisere papirarbejde ved hjælp af arkivmapper og skabe eller kasser med etiketter. Når du har fjernet unødvendige genstande, kan papirerne, der forbliver på kontoret, sorteres og arkiveres i henhold til bestemte kategorier. Almindelige eksempler på disse inkluderer personlige oplysninger, medicinske poster og økonomiske oplysninger. Robust pap eller plastbeholdere kan være nyttige til langtidsopbevaring af dokumenter, der ikke behøver at blive set på regelmæssigt.
Et ekstra tip til at organisere papirarbejde er at reducere den faktiske mængde papir i huset. Mange dokumenter kan scannes og gemmes på en computer eller ekstern harddisk. Man kan også oprette computerfiler til budgetter og andre husholdningsregistre og derved fjerne overskydende papir. Om nødvendigt kan der udskrives harddiskkopier af dokumenter, når det er nødvendigt. En personlig pengeskab eller et pengeskab anbefales ofte til opbevaring af uerstattelige eller officielle dokumenter.