Hvad er de forskellige stilarter inden for forretningskommunikation?
Forretningskommunikation er en bred kontekst, der inkluderer den måde, en virksomhed præsenterer sig internt og eksternt og får sit budskab ud til forbrugerne. Det er sammensat af både verbal og skriftlig kommunikation, men det er den del, der finder sted skriftligt, der bestemmer en virksomheds stil og offentlige image. Generelt kan en virksomhed vælge stilarter for forretningskommunikation, der inkorporerer formelle, afslappede og talrige adressetilstande.
Virksomheder træffer ofte strategiske beslutninger vedrørende stilerne i forretningskommunikation, som medarbejdere kan bruge til at udføre forskellige opgaver. Det er rimeligt at sige, at hvis et firma ikke indtager en proaktiv holdning til forretningskommunikationsstil, er det mere sandsynligt, at der opstår alvorlige problemer på grund af fejlkommunikation. Nogle virksomheder har en meget sofistikeret kommunikationsplan, der specificerer tilgangen og tonen for alle typer kommunikation. Andre med mindre budgetter har en tendens til at opdele kommunikationsstil i interne og eksterne tilgange.
Intern kommunikation er mere sandsynligt uformel eller afslappet. En virksomhed forbyder typisk visse typer sprog eller adfærd, men har en tendens til at lempe formelle kommunikationsregler mellem ansatte. Dette betyder, at en medarbejder ikke nødvendigvis behøver at bekymre sig om skrivestil, når han sender en e-mail til en kollega. Hans korrespondance kan være venligere og bruge kollokvialismer.
Der er ofte en sondring mellem vandret og lodret intern kommunikation. Adressestilarter, der kan være passende mellem to ansatte, der har samme stilling, kan være upassende i en meddelelse fra en medarbejder til sin chef. Så intern erhvervskommunikation kan ofte være afslappet med bestemte fornuftige parametre af anstændighed.
Ekstern kommunikation har ofte stilarter af forretningskommunikation identificeret for hver type forretningsinteraktion med eksterne parter. For eksempel kan en virksomhed instruere sine ansatte til at kommunikere med nuværende og potentielle kunder i en formel stil. Dette vil betyde at man henvender sig til personer efter titel og efternavn, selvom korrespondancen f.eks. Er via e-mail.
Ligeledes kan et selskab give mandat til en formel stil i skriftlige rapporter, såsom selskabets årsrapport til aktionærerne. Dette forhindrer, at medarbejdere bliver for venlige med eksterne parter eller afslører uhensigtsmæssige oplysninger, mens de spøg rundt. Faktisk er standardkommunikationsstil for de fleste virksomheder formel, da det er sværere at gå galt ved at observere en vis afstand i kommunikation med tredjepart.
Virksomheder, der tillader uformelle, afslappede eller i almindelige former for forretningskommunikation med eksterne parter, begrænser typisk tilladelsen til markedsføring. Hvis marketingafdelingen ønsker at placere et produkt på en bestemt måde, eller skaber en meddelelse om, at virksomheden mener at skulle have en venlig tone, bruges disse stilarter. Mindre formelle stilarter for forretningskommunikation er normalt kun passende i andre eksterne sammenhænge, når der er et meget tæt forhold mellem medarbejderen og tredjepart, der garanterer en mere afslappet kommunikationsstil.