Hvad er de forskellige typer forretningskommunikationsplaner?
Forretningskommunikationsplaner overfører oplysninger fra en person eller gruppe til en anden. Selvom definitionen lyder forenklet, har hver type plan et specifikt formål i en virksomhed og modtager muligvis ikke hyppig brug. Forskellige typer forretningskommunikationsplaner er interne, eksterne og krise, hvor sidstnævnte muligvis er en blanding af de to første. Virksomheder sætter disse planer på plads, så der er en konstant strøm af information mellem alle parter i eller relateret til virksomheden. Mange brugere er involveret i at sende og modtage kommunikation, hvilket gør disse planer meget vigtige.
Interne forretnings kommunikationsplaner repræsenterer meddelelser, der kun er beregnet til de interessenter i en virksomhed. Disse er ofte ejere, ledere og ansatte. Forskellige typer kommunikationsmetoder kan være til stede med denne plan, såsom telefon, e-mail, konferencer eller ansigt til ansigt møder og anmeldelser. Kommunikationsplanen modtager hyppig brug, når interessenterne videresender meddelelser frem og tilbage gennem systemet. Eksterne brugere er sjældent aktive i denne kommunikationsplan, da meddelelsesindhold kan være meget hemmeligholdt og indeholder følsomme forretningsinformation.
Eksterne forretnings kommunikationsplaner er simpelthen det modsatte af ovenstående plan; eksterne interessenter, der har brug for information, bruger dem. Selvom det måske lyder, at interne og eksterne forretningskommunikationsplaner bærer de samme oplysninger til tider, er det ikke altid det. For eksempel har offentligt ejede virksomheder ofte et specifikt individ eller kontor, der håndterer al ekstern kommunikation eller meddelelser. Dette giver mulighed for en samlet front, når virksomheder gennemgår vanskelige forretningsperioder eller er nødt til at sende beskeder til eksterne grupper. Ejere og ledere er ofte meget involveret i disse planer for at sikre, at der ikke sendes negative meddelelser eller toner til eksterne interessenter.
En krisekommunikationsplan er en speciel form, der kun fungerer under en krise, som virksomheden oplever. Alle forretningskommunikationsplaner har en form for kriseelement. En virksomhed kan gennemgå mange forskellige kriser i løbet af sin levetid, skønt ikke alle situationer er kriser for alle virksomheder. En intern krise kan for eksempel være en pludselig mangel på naturressourcer. Virksomheden skal derefter kommunikere til interne interessenter, hvordan virksomheden og dens elementer vil reagere på denne krise og opretholde normal forretningsdrift.
At have kriseforretnings kommunikationsplaner på plads giver et firma mulighed for at oprette en blandet kommunikationskanal. Dette sikrer, at en virksomhed effektivt kan kommunikere sine svar på kriser til både interne og eksterne interessenter. Igen tillader dette en samlet kommunikationsfront og skaber stabilitet i en vanskelig tid.