Hvad er de forskellige typer telefonsvarer?
Der findes adskillige former for telefonsvarer for at hjælpe fagfolk i alle brancher. Nogle tjenester i denne kategori inkluderer automatiserede telefonsvarer, live-tjenester, internet-svartjenester og callcentre. Nogle af disse virksomheder kan også tilbyde forskellige telefonsvarende servicepakker rettet mod specifikke virksomheder eller erhverv, såsom læger, salgsmedarbejdere og advokater.
En direkte telefonsvarertjeneste findes i flere formater. Nogle tjenester er for eksempel bemandet af hjemmearbejdere, som kunden videresender til, når han ønsker dækning. I andre tilfælde beskæftiger live-svartjenesten en større arbejdsstyrke på ét sted for at give telefondækning i telefonbanker. I begge tilfælde besvares klientens indgående telefonopkald på en måde, hvor den, der ringer, kan tro, at han eller hun har nået klientens kontor, hvor en levende person er ansat som receptionist.
Et callcenter er en telefonsvaretjeneste, der er bedre egnet til at betjene store virksomheder med et meget stort antal indgående opkald. Når der kræves dækning af 24 timer, 7 dage om ugen, gør et callcenter et mere praktisk valg, da mange mindre tjenester ikke tilbyder denne funktion. Callcentre ansætter større medarbejdere, der arbejder på skift for at give døgnet rundt dækning til klienter. Nogle virksomheder har callcentre som en del af deres egen organisation, mens andre ansætter eksterne virksomheder til dette formål.
Ikke alle telefonsvarere har en live person, der besvarer opkald. Nogle tjenester er automatiserede ved hjælp af enten softwareapplikationer eller Internet-teknologi. Selvom de ikke giver fordelen ved at give opkaldere et indtryk af en levende medarbejder på kontoret, har disse tjenester en tendens til at være betydeligt billigere end bemandede telefonsvarer. Når opkaldere efterlader en optaget stemmemeddelelse, mindskes muligheden for fejl i kommunikationen meget. Nogle af disse tjenester sender også en øjeblikkelig e-mail eller tekstbesked til klienten, der informerer ham eller hende om, at der lige er været en stemmemeddelelse, hvilket beder den professionelle om at tjekke for meddelelser, så snart muligheden giver sig.
Visse typer telefonsvarer er specielt uddannet personale, der er rettet mod bestemte brancher. F.eks. Kan en læge kræve en telefonsvarertjeneste, der ansætter personer med et vist niveau af viden om grundlæggende medicinsk terminologi. Andre erhverv, der kan drage fordel af brugen af en specialtelefontjeneste, inkluderer advokater og salgspersonale.