Hvad gør en distributionsafdeling?
Distributionsafdelinger er afdelinger, der har ansvaret for at modtage varer, der bestilles fra leverandører, og dirigere disse varer til den rigtige afdeling eller afdeling i et firma. Ideen er at skabe en situation, hvor alle varer regnskabsmæssigt behandles fra det tidspunkt, de leveres, til og med det øjeblik, de udstedes til en bestemt enhed i virksomheden. Brugen af en distributionsafdeling gør det meget nemt at styre omkostningerne og reducere potentialet for affald, samt minimere muligheden for, at produktionen bliver forsinket på grund af, at varer videresendes til den forkerte afdeling på leveringstidspunktet.
Størrelsen og omfanget af en distributionsafdeling varierer fra den ene forretningsindstilling til den næste. Generelt accepteres de indgående varer af en modtagende afdeling, der verificerer, at de modtagne varer er af samme type og mængde, som det fremgår af de ledsagende dokumenter. Derefter placeres varerne i et lagerområde, og papirerne videresendes til distributionsafdelingen. Der arrangerer dem, der er involveret i processen med distributionsstyring, videresendelse af de modtagne varer til de rette afdelinger eller afdelinger i virksomheden. Når varerne er leveret til den rigtige afdeling, registrerer distributionspersonalet datoen og tidspunktet for leveringen, hvem der har modtaget varerne, og markerer derefter transaktionen som afsluttet.
At bruge en distributionsafdeling er fordelagtigt på flere måder. For det første tilføjer afdelingen et andet sikkerhedsniveau, fordi den nøje kontrol af, hvor de modtagne varer i øjeblikket er placeret i virksomhedens pipeline, hjælper med at skære ned på muligheden for ansatstyveri. Mængden af varerne skal svare til det, der vises som modtaget af den modtagende afdeling, og skal også være enig med de mængder, der udstedes eller distribueres til forskellige afdelinger i virksomhedsstrukturen. Hvis der er en slags varians, kan der tages skridt til at bestemme, hvor afvigelsen fandt sted, og dermed gøre det lettere at identificere, hvem der måske har stjålet varerne.
Der er normalt flere distributionsafdelingsjob, der er fælles for denne type operation. Sammen med en afdelingsleder er en eller flere distributionsoperatører ofte en del af distributionsteamet. Operatørerne arbejder ofte sammen med den modtagende afdeling for at verificere mængder og varetyper, sørge for, at de holdes på det rigtige sted, mens distributionen til andre områder af virksomheden afventes, og forberede papirerne, der tillader fjernelse af varerne fra opbevaring og deres transport til deres destination. Nogle operatører fokuserer måske mere på den faktiske håndtering af varerne, mens andre adresserer de geistlige trin, der er involveret i distributionsprocessen.