Hvad gør en Front Office-agent?
En front office-agent er en person, der håndterer gæsteansvar på en hotelvirksomhed. Disse typer agenter skal være professionelle og have solide interpersonelle kommunikationsevner. En egnethed til at tælle penge sammen med stærke organisatoriske evner er også afgørende i front office-agentrollen. Front office-agenter skal være fleksible og punktlige, have en stærk ansvarsfølelse og være villige til at fungere som forbindelser mellem gæster og mange andre afdelinger på hotelcentre.
En vigtig pligt for en professionel på front office er at registrere gæster. Dette involverer i det væsentlige at leje værelser på virksomheden, tildele gæster til bestemte værelser og promovere andre virksomhedstjenester. Front office-agenter skal også besvare gæstespørgsmål og håndtere eventuelle klager over værelser eller tjenester. At tjekke gæster ud på en hurtig og effektiv måde, når de er klar til at forlade yderligere, er et krav, som front office-agenter skal opfylde. Af denne grund bør en frontkontoragent vide, hvordan man bruger industriudstyr, såsom et kreditkort-swiper og en elektronisk nøglemaskine.
Personer, der arbejder i front office yderligere, skal tage tid at kommunikere med klienter. De skal dele information med nuværende og potentielle kunder om deres organisations tjenester og alle specialer, som virksomheden tilbyder. At indlede venlig dialog med klienter for at etablere en rapport med dem er også en kritisk del af at være en effektiv front office-agent.
Håndtering af penge er også en værdifuld del af en front-business receptionist position. Agenter, der arbejder i frontkontoret, er ansvarlige for at indsamle betalinger fra gæster efter afslutningen af tjenesterne efter beregning af regningerne korrekt. De skal desuden sikre, at de har et tilstrækkeligt antal kontanter til rådighed for at give ændringer til klienterne, når det er nødvendigt under finansielle transaktioner. Det er også en frontkontor at opkræve gebyrer til gæstekonti for produkter og tjenester såsom mad eller roomservice.
Hjælp til diverse opgaver, såsom hjælp til en serveringsperiode til morgenmad, er også en del af arbejdet i det forreste område af en hotelvirksomhed. Front office-agenter skal desuden konstant kigge efter gæsternes sikkerhed og velfærd og straks rapportere eventuelle usikre forhold til ledelsen. Selv det at hjælpe med at dekorere et alrum og et konferencelokale til særlige gæstevents er i jobbeskrivelsen for en front office-agent. Derudover skal disse agenter sørge for, at det vigtigste gæstelobbyområde forbliver ryddeligt, så de kan byde gæsterne velkommen.