Hvad gør en front office-vejleder?
Vejledere på front office er fagfolk, der administrerer personalet og driften inden for områder af virksomheder, der imødekommer offentligheden. Disse personer kan arbejde i forskellige brancher, herunder sundhedsydelser og gæstfrihed. En person, der søger at blive en kontoransvarlig, skal normalt have et gymnasiumseksamen eller den tilsvarende certificering, selvom det er nyttigt at gennemføre nogle universitetsuddannelser. Han eller hun skal være i stand til at lede og ansætte andre samt fuldføre kontoropgaver og sørge for, at kunderne er glade.
En hovedkontor for en frontkontorleder er at føre tilsyn med alt andet kontorpersonale. Denne type person sikrer, at medarbejderne udfører deres tildelte jobopgaver, som kan omfatte kontrol af kunder ind og ud af værelser på et hotelanlæg eller modtage betalinger fra patienter for afsluttede medicinske tjenester på et lægekontor. Han eller hun besvarer personalespørgsmål, når det er nødvendigt, og korrigerer dem, hvis de gennemfører en bestemt virksomhedsprocedure på forkert måde.
Ansættelse af ansvar falder også under rollen som en leder på dette karriereområde. En front office-vejleder skal rekruttere nye medarbejdere og derefter interviewe dem for at se, om deres kombination af uddannelse og tidligere erfaring er et match for hans eller hendes virksomhed. Han eller hun skal derefter beslutte, hvilke jobkandidater der skal vælges og træne dem i hans eller hendes organisations politikker og protokoller.
En person på dette felt skal ikke kun være god til at lede medarbejdere, men også være villig til at hjælpe, når det er nødvendigt ud over at føre tilsyn med økonomiske opgaver. Af denne grund har han eller hun brug for at forstå, hvordan organisationen fungerer. Hvis man arbejder inden for sundhedsvæsenet, skal en frontkontorleder være fortrolig med at udføre opgaver såsom at indgive medicinske forsikringskrav og bekræfte patienter til kommende aftaler. En professionel, der arbejder på et hotel, skal være i stand til at tildele åbne værelser til gæsterne. Derudover er han eller hun typisk ansvarlig for de penge, der kommer ind i organisationen, og skal derfor afslutte lukning af kasserapporter og sørge for, at alle betalinger behandles nøjagtigt og rettidigt.
Bekræftelse af stærk kundeservice hos hans eller hendes virksomhed er desuden en værdifuld opgave i denne branche. Vejlederen på front office påtager sig i sidste ende ansvaret for at sikre, at gæster på hans eller hendes etablering er tilfredse med den service, de modtager fra personalet der. Han eller hun gør dette ved at se, hvordan front office-medarbejdere behandler kunder personligt og via telefon og straks reagerer på gæsteklager.