Hvad gør en mødefacilitator?
En mødeleder kan udfylde forskellige roller, afhængigt af mødetypen. For eksempel kan han være ansvarlig for at optage protokoller og sikre, at indlæg, diskussioner eller præsentationer holdes til deres tildelte tidspunkter. Nogle møder kan handle om kontroversielle eller følelsesmæssige emner, så facilitatoren kan muligvis fungere mere som en mødemoderator i dette tilfælde. Et andet typisk ansvar for en mødefacilitator er at holde dialogen relevant ved at pause eller ændre retning, når samtalen kommer væk. Generelt hjælper og hjælper han processen uden at forsøge at påvirke resultatet.
Organisationer planlægger møder af forskellige årsager. De er en standardprocedure for mange typer virksomheder, mens andre måske har møder sjældnere. Typerne af samlinger kan variere fra ugentlige personalemøder til virksomhedsretreater, der varer i flere dage. Møder kan finde sted på kontoret, på et sted uden for stedet og endda online. En mødefacilitator kan være en medarbejder, såsom en administrativ medarbejder, eller han kan være en ekstern konsulent, der er ansat specifikt til at arrangere og gennemføre møder.
Forud for mødet forbereder en mødefacilitator sig normalt ved at identificere og undersøge eventuelle relevante spørgsmål. Han kan muligvis oprette dagsordenen og kommunikere med mødedeltagerne, informere dem om detaljerne og give forhåndsinformation, f.eks. Emner til diskussion. Ofte tager facilitatorer sig af logistiske detaljer, såsom at indstille mødestedet med fornødenheder som møbler, forsyninger og forfriskninger.
Mødefacilitatoren, der ofte kaldes en moderator, kan have en liste over spørgsmål eller diskussionsspørgsmål. Han starter normalt dialogen og holder måske tiden og skifter emnet for at fremme diskussionen, når det er nødvendigt. Ofte har han ikke en andel i resultatet, men fungerer som en uvildig agent for organisationen. Han deltager måske ved at tilskynde til diskussion og hjælpe visse individer med at bidrage. Ud over at tage personlige noter kan han også bruge et stort tavle eller andre visuelle hjælpemidler til at supplere diskussionen og udvide med ideer.
En mødefacilitator fungerer ofte også som mødecoptager. Han deltager måske ikke i dialogen, men hans vigtigste funktion er at registrere protokollerne. Dette gøres normalt ved at skrive eller indtaste dem i hånden eller ved at bruge en optageenhed. Senere kan optageren transkribere noterne og distribuere mødereferater eller rapporter.
Et træk ved en god mødefacilitator er evnen til at være upartisk. At demonstrere opmærksomhed på detaljer og hjælpe deltagerne holde sig til deres tildelte tid, mens de gør fremskridt hen imod deres erklærede mål, er andre gavnlige færdigheder. Generelt inkluderer førende effektive møder også mødefacilitørernes vilje til at følge op med deltagerne og hjælpe dem med at gribe ind mod de mål, de har skitseret.