Hvilke faktorer påvirker udgifterne til ERP?
Et ERP-system (enterprise resource planning) er en specielt integreret computerapplikation i virksomheder. Mens ERP-systemer typisk er fordelagtige for en virksomhed, kan omkostningerne til ERP-implementering og fortsat brug variere afhængigt af flere faktorer. For eksempel er ERP-udbyderen, virksomhedens størrelse, antallet af ERP-moduler og -brugere og kundeservice eller teknisk support blot et par relevante faktorer. Heldigvis findes der flere ERP-udbydere, der giver virksomheder mulighed for at handle bud og kontraktarbejde med leverandører, der kan hjælpe med at afbøde disse faktorer.
ERP-leverandører har forskellige tilgange til deres systemer. Omkostningerne ved ERP-applikationer drives af systemryggen, som typisk inkluderer menneskelige ressourcer, økonomi, distribution og produktstyring. Disse grundlæggende moduler kan dække meget af en virksomheds standarddrift. Brug af kun disse applikationer vil sænke omkostningerne ved et virksomheds ERP-system. Virksomheder kan diskutere disse moduler med leverandører og se, om deres ERP-rygrad er de samme, eller om de tilbyder et par forskellige moduler eller applikationer.
Omkostningerne ved ERP afhænger også af virksomhedens størrelse. For eksempel har virksomheder med flere lokationer brug for et internetbaseret system til at overføre information elektronisk. Dette skaber behovet for sikkerhed i webbaserede applikationer og virksomhedens intranet. Servere, personlige computere, digitale licenser og andre varer kan alle øge omkostningerne ved implementering af ERP-systemer. Flere placeringer kan også resultere i, at der kræves computerhardware på hvert sted, hvilket øger de oprindelige omkostninger og fremtidige vedligeholdelsesomkostninger for ERP-systemer.
Antallet af moduler, der bruges af et ERP-system, kan også påvirke omkostningerne. Tilføjelse af moduler til håndtering af fremstillingsdata, køb af informationsforsyningskædeoperationer og produktstyring kan alt bidrage til omkostningerne eller ERP. Mens disse moduler kan tilføje værdi til virksomheden, øger de omkostningerne, efterhånden som der kræves flere hardware- og softwareapplikationer for at køre disse moduler. De giver også større mulighed for specialiseret arbejdskraft til at køre disse moduler inden for de specifikke områder af virksomheden. Derudover kan øgede moduler føre til, at flere personer har brug for adgang til ERP-systemet. Dette øger omkostningerne ved ERP, hvis softwareleverandøren kræver, at virksomhederne betaler en pris baseret på antallet af brugere, der får adgang til systemet.
ERP-systemer er typisk ikke en en-og-udført forretningsudgift. Omkostningerne ved ERP fortsætter i evighed fra kundeservice, teknisk support og opgraderinger. Virksomheder skal afgøre, om den oprindelige ERP-kontrakt inkluderer nogle af disse gratis i de første par år, eller om virksomheden skal betale for support. Nogle leverandører kan indeholde en kundeservicepakke med de oprindelige implementeringsomkostninger, hvilket letter supportgebyrene i et par år, før virksomheden skal betale for support og service.