Hvad sker der på en medicinsk frontkontor?
Nogle af de mest almindelige opgaver, der finder sted i et medicinsk frontkontor, ligner dem, der finder sted i andre former for frontkontorer. Sådanne opgaver inkluderer åbning og lukning af kontoret hver dag, besvarelse af telefoner og organisering og vedligeholdelse af et arkiveringssystem. Da en virksomheds front office og venterum ofte er side om side, er det let for medicinsk administrativt personale at håndtere hverdagslige former for front office-opgaver som patientindtjekning, regning indsamling og tidsplan for aftaler. Ofte tager det medicinske frontkontor sig af andre besøgende, såsom leveringspersonale og farmaceutiske repræsentanter. Nogle gange hjælper receptionisterne i et lægekontor også patienter med at navigere fra venteværelset til et eksamenslokale, når det er tid til deres aftale.
Det medicinske administrative personale eller receptionister åbner og lukker frontkontoret hver dag. Generelt inkluderer disse opgaver åbning af kontoret i begyndelsen af dagen og start af alle nødvendige systemer til kontorets korrekte funktion. Disse kan omfatte tænding af telefoner og tænding af computere og opstart af kontorets computersystemer. Receptionister kan også være forpligtet til at sortere via mail, få underskrifter fra passende personale, styre kasseapparatet og endda foretage bankindskud. Normalt har receptionister ansvaret for at låse kontoret i slutningen af dagen.
I løbet af dagen hjælper receptionister på det medicinske frontkontor patienter med at tjekke ind, samt tage deres betalinger og planlægge kommende aftaler, før de rejser. De modtager også telefonopkald, planlægger og planlægger aftaler om nødvendigt og verificerer hver patients sundhedsforsikringsoplysninger. Undertiden kan en receptionist muligvis arbejde sammen med en patients sundhedsforsikringsselskab for at afgøre, hvilke tjenester der er og ikke er dækket.
De fleste medicinske frontkontorer huser en vis grad af både papir- og elektroniske filer, og typisk er kontorets personale ansvarlig for at organisere sådanne filer og hente dem, når det er nødvendigt. Dette papirarbejde kan omfatte alt fra patientformularer til købskvitteringer. Generelt har det medicinske front office-personale ansvaret for at oprette nye patientfiler samt opdatere aktuelle patientfiler og endda lukke arkiverne fra tidligere patienter. Undertiden er receptionister nødt til at faxe, maile eller på anden måde sende patientfiler til et andet lægekontor. Mange medicinske frontkontorer håndterer fakturering, men hvis kontoret er for lille eller mangler det nødvendige udstyr, kan anlægget have et andet separat kontor til faktureringsspørgsmål.
Selvom hovedparten af hvad der sker på et medicinsk frontkontor er direkte relateret til patienterne, er en god del dedikeret til andre besøgende. Generelt har receptionister på frontkontoret ansvaret for håndtering af leverancer, hvad enten disse leveringer er på kontor eller medicinsk forsyning. Medicinsk administrativt personale beskæftiger ofte også med farmaceutiske repræsentanter, selvom disse mennesker i sidste ende taler med læger og andet medicinsk personale, før forretningen er afsluttet.
Afhængigt af lægekontorets system kan det personale, der arbejder på det medicinske frontkontor, hjælpe patienter med at flytte fra venteværelset til eksamenslokalet. Undertiden er sygeplejersker ansvarlige for at ringe til patienter fra venteværelset. Hvis et kontor dog er særlig optaget eller ikke har nok sygeplejersker til rådighed, kan receptionisten muligvis advare en patient om, at hans aftale er klar til at begynde og henvise ham, hvor han skal hen.