Hvad er et back office?
Back office er en kollektiv betegnelse, der henviser til den del af en forretningsdrift, der er fokuseret på at håndtere de opgaver, der er nødvendige for at holde en virksomhed fungerer. Denne betegnelse kommer fra traditionen med at huse disse funktioner bag på en forretningsfacilitet væk fra offentligheden. Et arrangement af denne type var engang meget almindeligt med alle typer virksomheder, og det gælder stadig for opstillingen af mange forskellige typer forretningsaktiviteter såsom detailbutikker og andre steder, hvor kunder sandsynligvis besøger faciliteterne.
Den traditionelle ordning for et forretningssted krævede tre forskellige områder i den generelle driftsarkitektur. For det første tilvejebragte frontkontoret et område, hvor kunderne kunne interagere med sælgere og andre. Mellemkontoret var ofte stedet for kontor- og administrationsfunktioner såvel som det område, hvor virksomhedsofficerer har kontorlokaler. Et back office har funktioner, der hjælper med at holde de to andre sektioner i perfekt funktionsdygtig tilstand, hvilket i det væsentlige er hjertet i forretningsprocessen.
I dag vil et back office sandsynligvis indeholde plads til udførelsen af tre nøgleafdelinger i den samlede virksomhedsstruktur. Regnskabsafdelingen er en del af denne gruppe og er ansvarlig for nøjagtigt at registrere de økonomiske transaktioner, der finder sted som den igangværende drift af virksomheden. Blandt de mange funktioner, der håndteres af denne afdeling, vil personale, der arbejder i dette område, håndtere sådanne problemer som at sikre, at lønningslister forberedes rettidigt, betalinger til leverandører foretages regelmæssigt, og at betalinger, der modtages fra kunder, bogføres nøjagtigt til hver kundens konto.
Virksomhedens menneskelige ressourcer er også en del af back office-strukturen. Dette område er ansvarlig for at arbejde med ledere for at sikre medarbejdere til åbne positioner, udvikle og føre tilsyn med forholdet mellem virksomheden og hver enkelt medarbejder, skabe ansættelses-, disciplinær- og opsigelsesprocedurer og gribe ind, når der er et problem mellem to ansatte i virksomheden . Personaleafdelingens indsats har direkte indflydelse på både mellem- og frontkontoret og det personale, der personale disse områder.
En nyere tilføjelse til back office er informationsteknologiafdelingen. Dette område er ofte ansvarlig for enhver form for elektronisk netværk, der opererer i virksomheden, samt administrerer telekommunikationsfunktioner til virksomheden. En IT-afdeling er også ofte involveret i valg og installation af forskellige typer kommunikationsudstyr, herunder computere, telefonsystemer og andet udstyr relateret til kommunikationsprocessen.
Udpegningen af et back office betyder ikke, at de funktioner, der administreres på dette område, er af ringe betydning for virksomhedens trivsel. Faktisk gør back office-funktioner det muligt for de resterende komponenter i virksomheden at fungere korrekt. Af denne grund betragter mange virksomheder back office som faktisk det operationelle fundament for virksomheden og går meget langt for at sikre, at det fungerer med maksimal effektivitet.