Hvad er en budevaluering?
Før tildelingen af en kontrakt inviterer offentlige enheder og virksomheder leverandører og forretningspartnere til at afgive bud. Budevalueringsprocessen involverer beslutningstagere fra den enhed, der planlægger at tildele kontrakten, der gennemgår betingelserne og betingelserne for hver sælgers bud. Der tildeles typisk kontrakter til det firma, der giver den bedste samlede værdi.
Budprocessen begynder normalt, når en regering eller forretningsenhed placerer reklamer online eller i lokale aviser med detaljer om et projekt, som den har til hensigt at gennemføre. Regeringer, der planlægger at bygge nye skoler, hospitaler eller veje, inviterer normalt bud fra byggefirmaer. I andre tilfælde kan virksomheder opfordres til at byde på servicekontrakter, såsom installation af telefonlinjer, kommunikationsnetværk eller computersystemer. Enheden, der inviterer budene, skal give hver entreprenør klare retningslinjer for det maksimale beløb, det er villig til at bruge på projektet, og de nøjagtige typer af tjenester og varer, som den forventer at modtage fra den vellykkede bud.
Sælgere afgiver bud i skriftlig form, men budevalueringsprocessen kan begynde med, at hver leverandør forbereder en mundtlig præsentation for at fremhæve de vigtigste punkter i budet. Et panel af mennesker præsenterer generelt budevalueringsprocessen, og alle paneldeltagere deltager i hver sælgers præsentation. Efter præsentationens afslutning har panelmedlemmerne muligheden for at stille præsentanten spørgsmål om de specifikke detaljer om budet.
De personer, der er involveret i budevalueringsprocessen, bestiller normalt nogen til at gennemføre en mulighedsundersøgelse. Dette indebærer forskning i omkostningerne ved hvert aspekt af det foreslåede bud for at se, om den foreslåede prisfastsættelse er rimelig og realistisk. En regering eller en virksomhed kan have økonomiske problemer, hvis et godkendt bud overstiger budgettet, så gennemførlighedsundersøgelsen er en vigtig del af evalueringsprocessen. Der foretages kontrol af tilbudsgiverens legitimationsoplysninger for at sikre, at det pågældende firma har de nødvendige licenser til at udføre arbejdet, og at de involverede personer har de færdigheder og de kvalifikationer, der er nødvendige for at afslutte projektet.
Alle bud, der ikke gennemgår kontrol, afvises, mens priserne på de andre bud gennemgås af panelet af beslutningstagere. Hvis vilkårene på tilbud er sammenlignelige, accepterer beslutningstagerne normalt det billigste bud. I nogle tilfælde kan den enhed, der tildeler budet, indlede forhandlinger med bydende for at få prisindrømmelser. Budevalueringsprocessen når sine konklusioner, når disse forhandlinger er afsluttet. Tilbudsgivere underrettes derefter om panelets endelige beslutning.