Hvad er en budoptagelse?
Budopfordring er en strategi, der bruges af mange virksomheder og andre enheder som et middel til at oprette forbindelse med potentielle leverandører og invitere dem til at gå i en slags dialog om et muligt samarbejde. Inden for rammerne af anmodningsprocessen er der normalt instruktioner om, hvordan man indleder kontakten og kvalificerer sig til deltagelse i sådanne muligheder som at indsende forslag og tilbud på projekter, og at deltage i en auktionssituation for at sikre varer eller tjenester. Et antal forskellige kommunikationsværktøjer kan anvendes i processen med opfordring til bud, herunder kontrolleret kommunikation pr. Post og ved at bruge offentlige mediemuligheder til at nå et bredere udvalg af potentielle kandidater.
En af de mere spidse fremgangsmåder til opfordring til bud er, at virksomheder, statslige agenturer og andre enheder skal udføre privat forskning i front-enden og derefter invitere leverandører, der opfylder deres kvalifikationer, til at give information om, hvad de kan tilbyde både med hensyn til produkter og priser. En fælles mekanisme for denne fremgangsmåde er at udstede anmodninger om forslag (RFP'er) til en udvalgt gruppe af potentielle leverandører og derefter evaluere alle forslag, der er forelagt for at afgøre, hvem der får tildelt virksomheden. En lignende tilgang er at udstede en anmodning om tilbud (RFQ), en strategi, der også kan bruges til enten at etablere et langsigtet forhold til en leverandør eller være relateret til et engangsprojekt.
Med en budopfordringsproces er det muligt at strukturere processen på en hvilken som helst måde, der er i virksomhedens bedste interesse. I nogle tilfælde kan processen involvere en anmodning om forseglede bud, hvilket betyder, at det kun er dem, der har til opgave at evaluere forslagene eller budene, faktisk ser den prisfastsættelse, som alle budgivere afgiver. På andre tidspunkter, f.eks. Når en auktionsproces bruges som en del af anmodningen, kan et selskab give alle potentielle leverandører mulighed for at se det aktuelle laveste bud uden nødvendigvis at afsløre identiteten af den lavbudgiver.
Forbindelse med potentielle leverandører kan anvende en meget bred tilgang samt en der er mere fokuseret. Det er ikke usædvanligt, at statslige, provinsielle og endda nationale regeringer reklamerer for kommende projekter i alle slags medier for at tilskynde enhver kvalificeret udbyder til at afgive et bud i en eller anden form. At offentliggøre mulighederne for budoptagelse kan involvere brug af trykte medier, der stilles bredt tilgængelige efter anmodning, eller distribueres ved hjælp af direkte mailkampagner for at nå det bredest mulige publikum. Siden fremkomsten af Internettet er det blevet mere og mere almindeligt, at regeringsorganer såvel som nogle virksomheder etablerer websteder, der er afsat til aktuelle projekter, der er åbne for bud. Typisk vil både de trykte publikationer og webstederne indeholde detaljer om, hvordan man går til at kvalificere sig til budindgivelse, detaljer om, hvordan man afgiver et tilbud eller et forslag, og hvordan man kontrollerer budets status på et senere tidspunkt.