Hvad er en budskabelon?
En budskabelon er et dispositionsdokumentformat, der bruges af organisationer, der byder på enten at modtage finansiering til et projekt eller for at vinde et kommercielt projekt. I nogle tilfælde er der en standardbudskabelon, der er udstedt af organisationen, der overvejer de rivaliserende bud. I andre tilfælde kan budgivere have deres egne skabeloner, der bruges til at byde i flere scenarier.
Den enkleste form for budskabelon er den, der enten er inkluderet i kommerciel kontordokument software eller produceret uafhængigt. Normalt er dette simpelthen dokumentoversigter, der inkluderer de fleste af de spørgsmål, der er dækket af et formelt bud. I nogle tilfælde kan skabelonen være indstillet til at arbejde med en firmadatabase, så computeren automatisk kan hente og indsætte de relevante oplysninger. Selvom brugen af denne form for skabelon kan være en enkel og nem mulighed, især for organisationer, der mangler ressourcer, kommer det ikke altid på tværs af alle de oplysninger, som enten den budgivende organisation ønsker at give, eller som den organisation, der overvejer budene, ønsker at modtage.
En anden mulighed er, at en organisation, der udfører flere bud med flere organisationer, har sin egen budskabelon. Dette vil være et standarddokumentskema, der er tilgængeligt for og brugt af alt personale. Den største fordel ved dette er, at det gør det lettere for ledere og finansafdelinger at gennemgå bud, inden de godkendes til indsendelse. Det sørger også for, at mindre erfarne medarbejdere sørger for at inkludere alle de detaljer, som virksomheden mener er vigtige at nævne i bud.
I nogle tilfælde udsteder den organisation, der vil overveje budene, sin egen standardbudskabelon. Dette vil sikre, at det modtager budene i et ensartet format, og at budgivere bliver bedt om den specifikke information, som organisationen har brug for for at vurdere hvert bud. Dette system kan være problematisk, hvis skabelonen kun fungerer korrekt, når den bruges i særlig dokumentredigeringssoftware, især i tilfælde af en offentlig organisation, der kræves for at gøre dens budproces tilgængelig for alle budgivere. Sådanne skabeloner skal også give mulighed for en vis fleksibilitet til at håndtere budgivere, der har brug for at give oplysninger, der ikke er dækket af formatet.
På trods af disse problemer skal en organisation, der afgiver et bud, altid næsten altid bruge den medfølgende budskabelon. Undladelse af at gøre det kan betyde, at et bud automatisk afvises, især i tilfælde, hvor der er et stort antal budgivere. En tæt undersøgelse og gennemførelse af budskabelonen kan også give en vis indsigt i, hvad organisationen, der vurderer budene, leder efter, hvilket giver budgiveren en bedre chance for at skræddersy sit bud.